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novDe pequenas startups até grandes corporações referências no mercado, muitas organizações estão adotando o Business Process Outsourcing (BPO) para aumentar cada vez mais sua competitividade. Isso se dá pelas amplas vantagens adquiridas ao contatar esse tipo de serviço, que vão desde a excelência operacional até o aperfeiçoamento na tomada de decisões.
Para que você consiga usufruir desses benefícios, continue lendo este conteúdo para entender mais sobre o assunto. Nos tópicos abaixo trazemos o conceito de BPO, listamos suas vantagens e, por fim, explicamos como realizar a delegação de tarefas adequadamente. Ficou interessado? Confira!
Basicamente, o Business Process Outsourcing (BPO) — ou terceirização de processos do negócio, em português — consiste na contratação de uma prestadora de serviços que executará determinadas atividades internas do negócio. Faz-se relevante entender que essas atividades não estão relacionadas ao core business (foco principal do negócio), mas ainda são imprescindíveis para o seu sucesso no mercado.
Não se deve confundir o BPO com a terceirização, já que os serviços prestados pelo primeiro são amplamente complexos e exigem conhecimento técnico aprofundado sobre determinada área. Além disso, é possível desdobrá-los em duas categorias:
Quanto a essas últimas, a companhia contratada realiza uma análise completa dos procedimentos da empresa, identifica falhas e aplica as melhores metodologias para remodelar as rotinas com o objetivo de maximizar os resultados. Em razão dessa complexidade, algumas áreas objeto de BPO são:
Para evitar quaisquer confusões de interpretações, faz-se importante distinguir o conceito BPO de consultoria e assessoria. Entenda em uma breve explicação de cada termo abaixo:
O BPO está diretamente relacionado ao aprimoramento do fluxo de trabalho, aperfeiçoamento dos processos e controle da organização. Entenda quais são eles a seguir.
Em um primeiro momento, um dos benefícios do BPO é o aprimoramento dos processos internos da área contratada. Também se obtém uma melhoria mensurável e sustentável no desempenho da empresa. Isso ocorre pelo fato de que a contratada também adquirirá novas tecnologias e modernizará sua infraestrutura. A organização contratante aproveitará esses benefícios ao usufruir das novidades implementadas pela BPO.
Outro fator relevante consiste no fato de que o serviço acompanha o desenvolvimento do negócio. Por exemplo: se a empresa oferecer novos serviços ou abrir novas filiais, o BPO continuará beneficiando todos os processos. Essa é uma vantagem que também facilita a escalabilidade do negócio, ou seja, possibilita a expansão com menor aumento de custos possível.
Quando a empresa realiza uma mudança em sua infraestrutura, área ou departamento, é comum que seja necessário adequar seus aspectos internos. A opção pelo BPO traz mais facilidade nas alterações da empresa. Sempre que necessário será possível diminuir ou aumentar a quantidade de pessoas que compõem cada setor, já que a prestação do serviço será conforme as necessidades do negócio.
Uma parte significativa dos custos operacionais da rotina da área do BPO é diminuída. As empresas são especializadas e fornecem um serviço altamente especializado, modernizado e otimizado, o que reduz a burocracia e etapas redundantes, além de direcionar melhor o foco.
Graças a essas qualidades, a prestadora consegue oferecer preços mais econômicos e serem mais produtivos que colaboradores contratados de forma direta. Por fim, a economia também é conseguida ao tornar a equipe mais enxuta, pois ela será mais modernizada e eficiente.
Atividades de áreas complexas são mais difíceis de se manter um bom gerenciamento, mas o BPO financeiro pode fornecer as informações sobre a área ao cliente, eliminando o trabalho de coletar dados pela contratante.
Além disso, a contratada envia dados precisos e claros sobre seu setor — como relatórios, demonstrações e balancetes contábeis —, o que possibilita a identificação, otimização e melhoria dos procedimentos da empresa, bem como faz com que as decisões tomadas pelos gestores sejam as melhores possíveis.
No mercado atual, uma grande parte dos empresários e colaboradores tem conhecimentos multidisciplinares, ou seja, noções basilares de várias áreas diferentes. Mas isso não implica que eles devem interromper suas atividades para se dedicar a outros setores, já que desviar a atenção para rotinas que não estão relacionadas aos seus serviços impacta negativamente nos resultados da empresa.
Entretanto, ao deixar toda a burocracia, operações e gerenciamento de atividades secundárias para profissionais especializados, os gestores conseguem se concentrar no core business e em elaborar novas ideias ou estratégias.
O gerenciamento de processos bastante complexos, como os financeiros e contábeis, é difícil e exige especialização. As disciplinas das áreas do BPO exigem anos de estudos sobre diversos temas, constantes atualizações sobre a legislação e experiência de mercado para fornecer o serviço com excelência.
Os profissionais do BPO são responsáveis pelos próprios estudos, estão em constante treinamento, capacitação e estudo, além de se atualizarem quanto às novas tecnologias e ferramentas. Assim os setores do BPO são prestados com a máxima produtividade possível.
Saber como delegar as responsabilidades sobre os processos da organização é indispensável para o seu funcionamento. Apesar de o BPO fornecer todas as vantagens acima, é preciso que você saiba como escolher a prestadora capaz de atender às necessidades da sua empresa.
Primeiramente, prepare sua organização para receber os serviços. Para isso, altere a cultura da empresa para que todos os colaboradores, gestores e sócios estejam dispostos a aceitar as mudanças, pois a contratação dos serviços BPO virá acompanhada de tecnologias de ponta e alterará a rotina do trabalho.
Outro ponto relevante consiste no fato de ser necessário adequar o restante dos processos à otimização e produtividade a ser adquirida. Por exemplo, informações serão obtidas mais agilmente, o controle será mais preciso, entre outros ganhos processuais.
Por fim, antes de delegar a área para um serviço de BPO, opte por uma empresa com ampla experiência de mercado e que demonstre ser modernizada, ou seja, que utilize sistemas atualizados, esteja presente nas redes sociais e ofereça um bom suporte.
Muitos gestores conservadores são descrentes quanto à tecnologia e novas formas de prestação de serviço. Porém, as empresas de sucesso atualmente não conseguem se manter competitivas utilizando metodologias antigas. Hoje é preciso investir em outras soluções que forneçam mais flexibilidade, economia, agilidade e escalabilidade.
O Business Process Outsourcing (BPO) é uma das principais tendências das empresas que querem garantir que os serviços secundários e complexos, porém fundamentais para o sucesso, sejam exercidos com produtividade, eficiência e de forma otimizada.
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