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novDevido à crise econômica que assola o país, diversas medidas estão sendo implementadas pelos empreendedores, para que o negócio opere com a aplicação de menos recursos. Uma delas é a eficiência operacional contábil, o que proporciona ao empresário o total controle sobre as finanças.
Assim, é fato incontestável a importância do contador para auxiliar e orientar sobre as melhores decisões a serem tomadas na gestão empresarial: a análise rápida e eficaz de dados contábeis precisos garante a manutenção e o crescimento sustentável do negócio.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda os principais pontos da eficiência operacional do setor de contabilidade e quais são as vantagens dela decorrentes para sua empresa. Confira!
Eficiência operacional consiste, basicamente, em obter melhor desempenho com redução de custos. No setor de contabilidade, esse resultado depende de planejar a forma como serão recebidas as informações. Por exemplo, se as principais referências que geram dados contábeis são originadas no departamento financeiro, a sua recepção deve ser feita de forma digital, eletrônica e direta, para agilizar a obtenção das informações nos momentos de decisão.
Também é necessário o aproveitamento dos dados seja por importação, seja por leitura óptica ou outro meio que agilize e evite o reprocessamento da informação. Isso torna tudo mais rápido e evita o retrabalho. Buscar a eficiência envolve analisar de que forma pode ser feito o aproveitamento dos dados.
Com a adoção de algumas práticas, que podem ser implementadas no negócio, atingir a eficiência operacional se torna plausível. Conheça algumas delas.
A correta organização dos documentos fiscais é essencial para o desempenho de qualquer empresa, principalmente diante do aprimoramento da fiscalização. Por isso, eles devem ser arquivados, estruturados e protegidos, a fim de evitar extravios, omissão de lançamentos, entre outros problemas.
Uma forma muito eficiente de guardar essas informações é digitalizar documentos e dados. Essa prática traz segurança redobrada e economia de espaço no setor, se tornando uma importante ferramenta de modernização dos processos empresariais.
Em meio a tantos processos no dia a dia das empresas, adotar um gerenciamento estratégico na contabilidade acaba sendo um diferencial, que possibilita demonstrar o crescimento do setor para atender todo o ambiente empresarial.
Um dos benefícios de ter uma gestão estratégica é conseguir avaliar dados que possibilitam o desenvolvimento de ações que otimizem os procedimentos. Assim, os lançamentos contábeis ganham rapidez, elevando a produtividade.
Quando desrespeitados, os princípios norteadores da contabilidade podem causar grandes transtornos. Veja, por exemplo, que supervalorizar ativos com a finalidade de maquiar o patrimônio da empresa prejudica as ações dos gestores nos casos de tomadas de decisões importantes.
Nesse caso, ao acreditar que o negócio se encontra em uma situação financeira tranquila, a diretoria pode ser induzida a investir além do apropriado e causar perdas e danos irreparáveis, como gastos de tempo e dinheiro.
Além disso, atos dessa espécie são proibidos pela legislação, o que significa que, caso os órgãos fiscalizadores encontrem qualquer inconsistência na Escrituração Contábil Digital, a empresa poderá sofrer sanções.
A boa administração das rotinas contábeis evita entraves na sua execução. Por isso, é indispensável a implantação de recursos capazes de aprimorar esse trabalho. Há disponíveis no mercado ferramentas com as mais diversas funcionalidades, como auxílio na abertura do negócio até o gerenciamento dos tributos. Elas permitem a simplificação das ações e desburocratização de rotinas.
Portanto, o empresário percebe que, por meio de sistemas atualizados e úteis para a promoção de uma contabilidade estratégica, é possível ganhar eficiência e exatidão nos procedimentos.
Para que todo software contratado para a operacionalização das informações comece a funcionar, é necessário oferecer um treinamento adequado para a equipe de contabilidade.
Uma ferramenta nova certamente oferece muitas vantagens para os colaboradores na execução de suas tarefas e um melhor aproveitamento do tempo investido. Por tais motivos, é indispensável que eles estejam aptos a utilizar as inovações disponibilizadas e, dessa forma, dar continuidade às melhorias introduzidas.
A integração é essencial para adiantar os processos, por englobar sistemas integrados, que permitem o compartilhamento de informações entre os setores em tempo real. Isso torna possível atingir metas, auxiliar outras áreas e cumprir os prazos.
Com a integração, a empresa garante um funcionamento efetivo de suas atividades e consegue trocar informações seguras e completas entre suas equipes e setores. Outras vantagens são:
A estratégia contábil se verifica útil, quando fornece informações corretas e fidedignas. Se o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício estiverem bem delineados, por exemplo, o setor contábil ganha eficiência operacional e pode influenciar diretamente os resultados da gestão e impactar as tomadas de decisões.
A criação criteriosa do planejamento de contas e a classificação das movimentações podem tornar mais ágeis os serviços contábeis. Com um plano personalizado, é possível atender às diferentes transações da instituição, para evitar a improvisação em registros ou a realização de cálculos para corrigir lançamentos. Lançamentos adequadamente classificados geram demonstrativos relevantes e refletem a realidade da organização empresarial.
Com a eficiência do departamento contábil, a consolidação das informações para a tomada de decisões é mais rápida. Quanto mais operativa a contabilidade, com maior rapidez se conclui um balanço. E isso influencia diretamente na questão tempo e periodicidade, pois os valores variam dependendo do período em que o balanço se finaliza.
Dessa forma, a empresa tem acesso a dados atualizados, independentemente de quando são demandados, e tem maior possibilidade de obter êxito em seus objetivos. Há exatidão e prontidão nas referências contábeis.
O gestor também pode contar com o auxílio da tecnologia que integra as áreas da corporação, o que possibilita maior segurança nos processos de envio e recepção de arquivos. Dessa forma, esses dados e documentos, que contêm informações fundamentais, não estarão expostos a ameaças e serão entregues de maneira segura.
Além disso, a eficiência operacional na contabilidade pode ser o mecanismo que conduz ao o prejuízo ou ao lucro de um negócio. Isso, porque não basta que a organização obtenha bons resultados: se os procedimentos são burocráticos e complexos, o retorno necessário à manutenção da entidade pode ser prejudicado.
Quando as tarefas não são executadas de acordo com as necessidades do negócio, devido ao tempo que demandaram ou a erros operacionais, surgem os chamados gargalos, que são obstáculos nos processos empresariais.
Eles podem ocorrer tanto em relação à qualidade da informação quanto aos processos em si mesmos. O gargalo existe quando a informação não atende de forma imediata à demanda do gestor, que acaba perdendo tempo para analisar os informativos, até que seja possível extrair a informação de que precisa.
Quanto mais processos necessários para se obter uma informação, maiores as chances de brechas. Tornar os processos objetivos e alinhados evita erros de percurso.
Como vimos, a importância da eficiência operacional na contabilidade de uma empresa, depende da utilização dos recursos que a informática oferece, para se ganhar em agilidade, qualidade e confiança nos serviços prestados, contribuindo para grandes e bons resultados.
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