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novTer uma gestão de contratos eficiente é fundamental para garantir mais segurança ao contratante e contratado. Trata-se de um conjunto de medidas e procedimentos que tem o objetivo de administrar adequadamente todas as variáveis da relação contratual, desde a proposta até sua formalização.
A melhor maneira de executar essa atividade é por meio de um software específico. Assim, é possível identificar os riscos e planejar ações para evitar que aconteçam, buscando o cumprimento e a preservação daquilo previamente combinado.
Quer entender melhor os benefícios que a implementação de uma boa gestão de contratos pode trazer para você? Continue a leitura!
Um sistema de gestão de contratos faz a análise e rastreia dados relevantes (como as datas), envia lembretes e oferece mecanismos automatizados, que possibilitam ao usuário programar as notificações de acordo com suas necessidades.
Ao eliminar os processos manuais, é possível ter um melhor controle e mais eficiência. Isso porque fechar o contrato é somente parte do negócio, uma vez que as empresas precisam assegurar que estão administrando tais acordos corretamente.
Utilizar a ferramenta adequada para fazer o gerenciamento vai trazer muitos resultados positivos. Como resultado, haverá uma diferença enorme na produtividade, já que o tempo necessário para essa função será gasto na execução de outras tarefas importantes dentro da companhia.
O controle de riscos é outra vantagem proporcionada pela gestão de contratos. A organização dos documentos e o acompanhamento efetivo dos prazos de vencimento, entre outras ações, reduzem os riscos envolvidos nas relações contratuais. Isso acontece especialmente no que tange à segurança jurídica dos acordos feitos com fornecedores.
Diante de um desacordo ou descumprimento das obrigações, a perda ou a ausência do contrato por qualquer tipo de causa inviabiliza a tomada das devidas providências. Além disso, a instituição é colocada na dependência do que a parte contratada está disposta a cumprir do acordado.
A gestão de contratos centraliza e registra informações sobre os documentos, simplificando a acesso a eles. Caso ocorra uma auditoria na empresa, os arquivos estarão organizados, sendo rapidamente encontrados para a devida apresentação. Também será possível averiguar se todos os preços, prazos e condições de entrega estão sendo cumpridos pelas partes envolvidas.
O gerenciamento automático de contratos permite uma maior eficiência, pois proporciona a centralização e o acompanhamento dos arquivos, reduzindo as chances de extravios ou do acesso de pessoas não autorizadas. Além disso, os documentos não precisam estar apenas em um único lugar na gestão eletrônica, o que assegura a integridade dos dados em casos de acidentes ou danos ao computador.
A automatização da gestão de contratos simplifica o processo de integração entre os setores ao permitir a digitalização dos documentos e viabilizar o acesso por meio digital. Isso facilita o acesso a todos os departamentos e parceiros envolvidos.
Quando todos os membros da relação pactuada, como contratante, contratado, setor de compras e financeiro, conseguem acessar os detalhes da negociação, há uma redução da necessidade de consultas em busca de informação.
A agilidade dos processos é proporcionada pela automatização do gerenciamento dos arquivos e pela facilidade na execução das atividades que envolvem as relações contratuais. Assim, a empresa consegue ganhar eficiência operacional e gozar de todos os benefícios relacionados a ela.
Essas vantagens evitam imprevistos ou pendências que, na maioria dos casos, podem ocasionar o comprometimento dos prazos de entrega ou recebimento. Só para você ter uma noção, a troca física de contrato pode depender de vários aspectos, como a disponibilidade da retirada ou entrega “em mãos” dos envolvidos e a eficiência dos serviços postais.
Além dos gastos, a eficiência é bastante prejudicada nessas situações e o impacto pode acontecer em várias áreas. Caso o colaborador precise sair da empresa para buscar um contrato, por exemplo, acaba atingindo toda a produtividade — sem contar que ele pode ter que voltar se o documento apresentar algum erro.
A gestão de contratos tem como uma de suas principais finalidades garantir a conformidade dos processos. Nesse sentido, a gestão automatizada e precisa dos documentos evita que possíveis negociações ou compras sejam realizadas sem que os gestores tenham conhecimento da eventual existência de contratos assinados.
A redução de erros humanos se dá principalmente com a automatização dos processos, que é favorecida pelo uso de ferramentas específicas para tal fim. Mas isso também se deve ao fato de as informações ficarem centralizadas e disponíveis para monitoramento, o que possibilita a identificação de prazos vencidos e permite que os responsáveis tomem as medidas adequadas para a regularização.
Por meio de um software de gestão, fica mais fácil conferir valores e datas. Isso permite averiguar se estão condizentes com o que foi acordado e se não existem cobranças, atrasos no cumprimento ou pagamentos errados — além de impossibilitar que o negócio continue com as atividades pactuadas mesmo depois do final de um contrato.
Outra vantagem interessante é a redução das chances de aplicação de multas ou taxas pelo descumprimento de alguma cláusula contratual. Você consegue entender exatamente quando é o momento de realizar algum serviço, em que data o contrato vence e quais são os prazos de renovação dos acordos, entre outros dados relevantes para uma administração apropriada de clientes e fornecedores.
Todos os benefícios apresentados são revertidos em minimização dos custos. Isso inclui:
Conseguiu perceber a importância da gestão de contratos? Por meio dela, é possível garantir a integridade e o devido cumprimento das relações contratuais, o que gera a satisfação dos contratantes e contratados. Como resultado, tem-se um processo seguro, regular e vantajoso, interessante a qualquer tipo de negociação comercial.
Vale lembrar que, para garantir essa efetividade, o ideal é contar com o auxílio de um sistema adequado às necessidades do seu negócio ou com a orientação de um profissional qualificado.
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