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novA tecnologia impulsiona a eficiência dos processos em todos os ramos empresariais — e os órgãos públicos também aproveitam das inovações em busca de uma maior celeridade e transparência em seu trabalho. Um dos mecanismos que garante essas vantagens é a nota fiscal eletrônica (NF-e).
Quando se ouve falar de documentos fiscais, a ideia que vem à mente é de complicações e dores de cabeça. Entretanto, esse documento não traz benefícios somente para os órgãos fiscalizadores, mas também para qualquer empresa privada que o adote.
Se você não sabe exatamente do que se trata o documento e qual a diferença da nota fiscal tradicional, continue a leitura desta publicação — explicamos brevemente qual o seu conceito e, após, listamos uma relação de benefícios garantidos ao implementá-la em sua empresa. Confira!
A nota fiscal (tradicional) é um recibo de emissão obrigatória feito após a transação de produtos ou serviços. Seu objetivo é comprovar o devido recolhimento de impostos, dessa forma, confirmando a plena legalidade da operação.
Com o advento do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), surge a novidade da Nota Fiscal Eletrônica, que consiste em um procedimento com a mesma finalidade, porém, ela é emitida e armazenada eletronicamente.
Regulamentada em 2005, a NF-e substitui as antigas notas fiscais de modelo 1 ou 1-A. Na prática, é um arquivo do formato XML, com validade jurídica garantida pela assinatura digital. A partir de 2014, sua emissão se tornou obrigatória para as empresas optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido (conforme protocolo ICMS 10/07).
O procedimento pode soar complicado, porém, consiste em uma atividade mais benéfica à empresa, não sendo mais necessário utilizar impressões e papéis físicos. Entenda, a seguir, quais são essas vantagens.
A emissão completamente digital elimina a necessidade de despesas com papéis, tintas e impressoras, gerando uma economia considerável para o orçamento da empresa. Além disso, o armazenamento também será feito eletronicamente.
O empreendedor pode optar por guardar os documentos em um disco rígido externo ou em um servidor nuvem, que permite o acesso em qualquer localidade e dispositivo móvel, como também gera cópias de segurança automaticamente.
Outra economia consiste na desnecessidade de alocar um colaborador para lidar com os documentos, pois é possível que todo o processo seja executado automaticamente por softwares especializados na emissão de NF-e.
Um trabalho manual apresenta grandes chances de acarretar erros, isso é comum, pois quanto maior o volume de operações e mais complicadas forem, será uma questão de tempo até que algum detalhe passe despercebido.
Infelizmente, qualquer erro pode gerar problemas legais perante o fisco, como multas e a necessidade de um retrabalho pelo colaborador, custando mais tempo e capital ao empreendimento.
Com a adoção da NF-e, a burocracia será realizada por um programa de computador, eliminando eventuais erros de cálculos, de digitação, perda de prazo entre outras falhas.
Como toda a burocracia é feita automaticamente e pela internet, não será necessário despender horas preenchendo papéis à mão. O funcionário, que antes era destinado ao preenchimento dos documentos, poderá focar inteiramente a sua atividade principal.
Se você adotar um emissor especializado, as informações serão enviadas diretamente aos sistemas dos órgãos fiscalizadores, eliminando problemas com instabilidades e confusões no domínio da prefeitura ou da secretaria em que deve ser enviada a nota.
Sem tais dores de cabeça, o empreendedor também poderá se concentrar no core business (atividade-fim) da companhia e tomar suas decisões com mais eficiência, pois sabe que, quanto à questão da emissão de NF-es, tudo está sendo realizado da forma mais eficaz e regular possível.
Aplicativos mais sofisticados permitem uma integração entre os pagamentos e a geração da nota fiscal, isso significa que a nota fiscal será gerada automaticamente quando for comprovado o pagamento pelo seu cliente, sem a necessidade do acesso manual pelo empreendedor.
Além disso, o software organiza todos os dados em uma única plataforma, caso você necessite de alguma informação, poderá acessá-la em poucos cliques.
Isso também consiste em um benefício à sua clientela, pois a nota será enviada a ela de forma mecanizada, não tendo que arcar com atrasos ou inseguranças se receberão ou não seus comprovantes.
Se a sua companhia presta serviços para outras pessoas jurídicas — business to business ou B2B —, a utilização da NF-e será benéfica para ambas, pois será possível integrar os sistemas, automatizando o compartilhamento de informações entre os parceiros e minimizando os processos burocráticos.
Adotar tecnologias demonstra que você preza pela atualização constante de seu negócio, redução de burocracias e é competente para aproveitar das novidades tecnológicas, passando uma imagem de profissionalismo.
Quanto maior sua empresa, mais transações ela realizará e, consequentemente, será humanamente inviável emitir todas as notas fiscais por um processo manual. Imagine que seja necessário emitir 200 notas mensalmente, você será compelido a contratar inúmeros funcionários somente para emiti-las ou renunciar suas comercializações.
Entretanto, um computador é capaz de processar tarefas em maior quantidade e mais rapidamente que o homem, portanto, o grande número de NF-es não será problema. Como também, não é preciso ter computadores e servidores excepcionalmente custosos para fazê-lo.
Um bom sistema de gestão gera relatórios sobre as transações a partir das informações previstas nas NF-es, você poderá identificar precisamente quantas notas foram emitidas, seus valores, as mercadorias adquiridas por cliente e os gastos com tributos de cada um deles.
Esses relatórios são fundamentais para a tomada de decisões pelo gestor, eles deixam claro quais são seus maiores gastos e lucros. Também é possível levantar outros dados de acordo com as necessidades estratégicas e gerenciais da organização, como a projeção de impostos que deverão ser pagos no próximo exercício social — prazo entre elaboração das demonstrações contábeis.
Diante de todos os benefícios listados, percebe-se que a Nota Fiscal Eletrônica surge como um elemento que permite a potencialização da produtividade da empresa de uma forma segura, econômica e prática. As vantagens ainda são expandidas com a implementação de um sistema de gestão, garantindo proveitos, inclusive, na tomada de decisões pelo empresário.
A NF-e é uma das inúmeras novidades contábeis para uma companhia. Confira aqui como você pode se manter atualizado nas questões de contabilidade tributária!
