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novEntender de forma detalhada o que é NFC-e é fundamental, tendo em vista se tratar de um documento implementado com o intuito de substituir as notas fiscais modelo 2 e o cupom fiscal, além de simplificar o controle das informações por parte do Fisco, e manter o negócio em dia com suas obrigações.
Pelo fato de ser uma exigência implementada de acordo com as normas de cada estado, elaboramos este conteúdo com forma de apresentar os principais pontos sobre o assunto, por exemplo, importância da NFC-e, seus benefícios, como realizar sua emissão, entre outras questões relevantes. Acompanhe!
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), é utilizada com a finalidade de registrar as operações comerciais feitas entre um empreendimento e o consumidor final. Essa novidade compõe a implementação do SPED e tem o objetivo parecido ao cupom fiscal, sendo vista como uma evolução desse modelo, bem como na nota fiscal de venda ao consumidor.
A NFC-e e a NF-e apresentam alguns aspectos parecidos. Isso porque, as duas são documentos fiscais eletrônicos que são transmitidos pelo estabelecimento para a Secretaria da Fazenda. Além disso, ambas podem ser visualizadas por meio do DANFE.
Contudo, apesar dessas semelhanças, existem diferenças entre elas, por exemplo, a NFC-e é utilizada nos casos de vendas ao consumidor final, enquanto a NF-e, é usada nas demais transações de compra e venda, transferências, devoluções de produtos etc.
A NFC-e foi desenvolvida com o objetivo de migrar a tecnologia do ECF para a NFC-e, conferindo automatização aos procedimentos de emissão de notas, além de proporcionar um controle mais efetivo do Fisco em relação às operações comerciais dos estabelecimentos.
Sendo assim, confere mais rapidez, segurança e praticidade no envio de informações fiscais e simplificar a fiscalização, o que faz com que essa ferramenta exerça um papel relevante no combate à sonegação.
Esse processo ocorre em tempo real e toda a comunicação entre o contribuinte e o órgão fiscalizador é imediata, por meio de um software emissor. No momento de finalizar a venda os dados são inseridos e enviados de forma direta à SEFAZ com o auxílio de uma conexão com a internet. A resposta do Fisco também é instantânea e a DANFE na nota fiscal é liberada, podendo ser impressa e entregue ao comprador.
Sendo assim, para que esse processo ocorra, é necessário obter um software para a emissão, além do certificado digital, que serve para disponibilizar a assinatura digital conferindo segurança aos dados que compõem o documento.
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, conhecido como DANFE, se trata de uma exibição simples da NFC-e simplificadamente, em que são contidas as principais informações a respeito da operação realizada, como:
O Portal da Sefaz estabelece quais são os requisitos técnicos para que a DANFE seja impressa. Nesse caso, você pode usar uma impressora comuns e demais dispositivos compatíveis. Também é possível encaminhar o XML da NFC-e para o email do consumidor.
O certificado digital vai gerar autenticidade à NFC-e emitida pelo estabelecimento, que pode ser obtido junto a uma Autoridade Certificadora. Dois tipos de certificados são aceitoque serva paraque serva paraff-lineque serva paras pela SEFAZ: A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token). Por esse motivo, é importante verificar com o fornecedor o formato mais apropriado para o negócio.
O certificado é válido em todo o território brasileiro e, também, pode ser usado para imprimir outras notas fiscais, como a NF-e.
Para realizar a emissão da NFC-e, é preciso que o estabelecimento se credencie na SEFAZ do seu estado. É necessário atentar para esse ponto, já que cada um tem suas regras e procedimentos específicos, por isso, o recomendável é acessar a página do órgão estadual responsável e averiguar os requisitos.
Diversos são os benefícios proporcionados pelo uso da NFC-e, para estabelecimento, consumidor e Fisco. Conheça os principais deles!
Em relação ao Fisco, a NFC-e disponibiliza informações em tempo real, gerando uma melhora no controle fiscal, acompanhamento à distância das transações, cruzamento dos dados, auditoria digital e combate a crimes fiscais, como a sonegação.
Para realizar a emissão da NFC-e, é preciso seguir alguns passos:
Da mesma forma que outros documentos fiscais, é importante que a NFC-e seja armazenada por, no mínimo, 5 anos, tendo em vista ser o tempo utilizado pelos órgãos fiscalizadores para fiscalizar os estabelecimentos.
Pelo fato de se tratar de um documento eletrônico, sua armazenagem fica mais simples, já que os arquivos podem ser salvos na nuvem ou demais dispositivos. Alguns softwares emissores já têm esse tipo de função, eliminando que o gestor ou outro colaborador gaste tempo com essa atividade.
É muito importante que no momento de emitir as notas fiscais eletrônicas no estabelecimento conte com um software eficaz, tendo em vista que essa eficácia vai impedir que erros sejam cometidos e leve ao risco de aplicação de multas e demais penalidades e autuações por parte dos órgãos fiscalizadores.
Além disso, é necessário ter em mente que sistemas muitos antigos podem gerar algumas falhas, principalmente pelo fato de não ter essa integração usada para gerar a NFC-e.
Os erros cometidos durante o preenchimento e emissão das notas fiscais podem gerar várias consequências, por exemplo, o risco delas serem denegadas, o que leva ao retrabalho ou, até mesmo, problemas com o Fisco, prejudicando a imagem do negócio.
Outra vantagem que deve ser mencionada é que um bom software promove a segurança dos próprios funcionários que ficam sob a responsabilidade de emitir os documentos fiscais.
Então, é importante tomar certos cuidados ao adquirir a ferramenta adequada para a empresa, como pesquisar a reputação e experiência da fornecedora no mercado, funcionalidades oferecidas, opiniões de outros clientes, suporte oferecido, entre outras questões que entender ser relevantes.
Depois de realizar a transmissão da NFC-e para a SEFAZ, o documento pode ter o status de autorizado, rejeitado ou em contingência. Nos casos das rejeições, o estabelecimento pode atuar com divergências na emissão do documento fiscal, o que pode afetar negativamente toda etapa de vendas.
Dessa forma, quando a nota fiscal eletrônica é rejeitada, o emissor tem o período de 24 horas para realizar as alterações necessárias e transmiti-la de novo para a Secretaria da Fazenda. No caso desse prazo não ser cumprido, a empresa pode ser penalizada ao pagamento de multas.
A rejeição é uma resposta do órgão fiscalizador informando ao contribuinte que foi identificada alguma falha ao longo do envio da nota e que não será possível a autorização até que a correção aconteça. Entre as causas que podem levar à rejeição estão: erro no preenchimento, divergência no cadastro dos itens, entre outros.
Existem algumas práticas que podem ser aplicadas como forma de evitar que as rejeições ocorram, por exemplo: contar com um bom software emissor capaz de evitar o acometimento de falha, estar sempre atento no momento de inserir os dados solicitados, orientar a equipe de colaboradores responsáveis pela emissão sobre a importância desses cuidados para realizar um processo correto etc.
Podem acontecer situações em que o estabelecimento não consiga emitir a NFC-e de forma normal. Nesse caso, a SEFAZ permite que a emissão seja feita em contingência, permitindo gerar o documento sem a autorização prévia. Então, depois que o problema é solucionado, a empresa precisa realizar transmissão das notas que se encontram pendentes para a SEFAZ.
Esse tipo de emissão é fundamental quando acontecerem problemas técnicos da comunicação entre a SEFAZ quanto nos dispositivos do estabelecimento.
Ao verificar a inviabilidade de conexão, o emissor terá essa alternativa de emitir a nota fiscal de forma offline. Assim, será expedido um arquivo XML da NFC-e, que deverá ser arquivado para ser encaminha para a Secretaria da Fazenda quando o problema de comunicação for solucionado.
Depois disso, as vias do DANFE precisam ser impressas — uma deverá ser entregue ao consumidor e a outra será arquivada pela empresa. A NFC-e emitida em contingência deve ser encaminhada em até 24 horas após sua emissão.
O documento precisa obter todos os dados relativos à venda, por exemplo, data da emissão, hora, informações relatando que foi gerada em contingência, entre outros. Veja a seguir quais são os formatos permitidos de emissão em contingência e, dessa forma, verificar quais são aceitos no estado em que o estabelecimento está situado.
Nesse modelo não é preciso a utilização de série ou papel específico, sendo visto como um formato com menores burocracias. Essa alternativa assegura o monitoramento do órgão fiscalizador e reduz os riscos operacionais para o empreendedor. Sendo assim, as notas emitidas precisam ser transmitidas para a SEFAZ até o fim do primeiro dia útil depois da geração da NFC-e.
Na espécie de contingência Evento Prévio da Emissão em Contingência (EPEC), o envio é realizado de forma direta para o ambiente da Receita Nacional. Após, quando a Secretaria da Fazenda se encontrar disponível, as notas fiscais devem ser reencaminhadas. O estabelecimento necessita de um bom acesso à internet para que esse formato seja aplicado.
É necessário salientar que a NFC-e conta um número sequencial, sendo assim, quando o documento é emitido em contingência, ele não é transmitido para ser autorizado pela SEFAZ. Isso significa que, ao enviar as obrigações acessórias, por exemplo, como ocorre no SPED, ocorrerá um pulo na sequência das notas.
Apesar dessas opções disponíveis, considere que a regra é sempre a emissão da NFC-e em tempo real, por isso, elas devem ser usadas somente em situações de imprevistos. Se o Fisco identificar que a empresa aplica a emissão de NFC-e em contingência de forma exagerada e injustificada, o órgão pode solicitar esclarecimentos a respeito da ação ou, atém mesmo, limitar ou proibir o uso dessa solução.
Agora que você já sabe o que é NFC-e, entenda que a sua implementação é obrigatória nos estabelecimentos de todo o país, sendo que cada estado desenvolveu seu cronograma e regras para adequação. É muito importante estar atento a todos os pontos que envolvem esse processo, tendo em vista ser uma ferramenta criada para gerar agilidade, praticidade e segurança durante a emissão, além de ser um recurso potente no combate aos crimes fiscais.
Além de realizar o armazenamento das notas emitidos no tempo adequado, também é importante ter um software emissor eficiente e confiável, com funcionalidades capazes de evitar o acometimento de erros que podem gerar prejuízos e atender todas as exigências do Fisco. Em caso de dúvidas, é possível contar com um serviço de contabilidade.
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