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novO eSocial e contabilidade são os assuntos mais alarmantes para as empresas em 2018, afinal, suas novidades trarão impactantes alterações ao setor contábil de companhias de qualquer ramo e porte.
O sistema eSocial ainda não foi implementado, porém, é essencial que os setores contábeis se adaptem antecipadamente e que os envolvidos entendam de forma precisa como ele funciona, pois sua utilização será obrigatória a todos os empregadores do país a partir de 2018.
Muitos administradores e contadores detêm dúvidas de como o eSocial exatamente vai alterar a rotina da organização, não sabendo como serão as novas declarações fiscais, como acompanhá-las, verificar a situação da empresa e demais mudanças práticas.
Acompanhe a leitura deste post e entenda, de forma objetiva e detalhada, quais serão as mudanças práticas da implantação do eSocial em seu negócio. Boa leitura!
Esse tópico é um dos pontos principais do tema, pois foi graças ao patamar tecnológico alcançado atualmente que foi possível o surgimento do eSocial. A tendência das empresas é se reinventar informaticamente para beneficiar seus processos e aumentar sua lucratividade. Dessa forma, o governo não ficou para trás e também modernizou seus sistemas, buscando agilidade e economia.
O eSocial significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, fazendo parte do Sistema público de Escrituração Digital, o SPED. A premissa desses instrumentos é automatizar e unificar todo o armazenamento, autenticação, recepção e validação dos livros e documentos que fazem parte da escrituração contábil e fiscal das pessoas jurídicas.
Esses novos documentos não trazem mais burocracia e complicações para a empresa, pois, como se tratam de arquivos eletrônicos, tudo pode ser gerido por softwares especializados em gestão contábil.
A formatação, organização e envio de dados poderá ser feita de forma automatizada, como também o acesso aos dados pode ser realizado de forma ágil e de qualquer lugar, bastando que o programa tenha suporte para dispositivos móveis e servidores na nuvem.
Os certificados digitais são ferramentas de identificação virtual. Eles permitem que os atos dos contadores e os arquivos digitalizados sejam considerados válidos perante as repartições públicas.
As peculiaridades marcantes dessa tecnologia são a facilidade de manejo pelo usuário — bastando conectá-la aos computadores e inserir sua senha pessoal — e a segurança dos dados, pois os certificados fazem uso de chaves criptografadas que são arquiteturas matemáticas complexas de difícil falsificação, garantindo a integridade das informações.
Quanto ao modo de gestão das informações, a principal mudança consiste na unificação dos dados. Primeiramente, todo o processo legal será realizado de forma puramente eletrônica, não havendo necessidade de exportar documentos físicos.
Em virtude da automatização das informações e com as novas formas de declaração, o e-Social eliminou diversas obrigações acessórias, como a emissão e elaboração de:
Todos esses documentos serão unificados em um único informativo. Isso facilitará para que o governo identifique irregularidades e imponha multas, pois os erros são apontados automaticamente pelo seu sistema eletrônico, como prazos desrespeitados, erros de cálculos e declarações falsas.
Faz-se importante saber que o eSocial não funciona por meio de programas off-line (sem conexão à internet). Porém, atualmente, o acesso à rede mundial de computadores é acessível e barato, sendo possível até mesmo acessar a internet de qualquer lugar por dispositivos móveis.
O eSocial traz consigo mudanças de prazos e como o acesso e envio de dados será instantâneo e simplificado, não há necessidade de haver longos períodos para que os administradores informem mudanças ao governo. Confira alguns exemplos de atos que possuem novos prazos:
Não se assuste com o encurtamento de prazos, pois com a informatização de sua empresa tudo poderá ser computado em poucos cliques.
Com a atualização dos processos da companhia, o eSocial também entra como uma ferramenta de controle de riscos. A adaptação ao sistema faz com que os gestores efetuem um reexame de suas obrigações tributárias, fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Dessa forma, se elimina os riscos de penalidades que seriam impostas pelo fisco.
Os reflexos do eSocial não transfiguram somente os atos rotineiros das receitas e os departamentos contábeis de empresas. Eles alcançam desde a competitividade das empresas no mercado, até a vida pessoal dos trabalhadores. Entenda, detalhadamente, quais são essas consequências a seguir.
A vantagem às empresas consiste no fato de que softwares realizarão todo o trabalho burocrático, como multas e passivos trabalhistas decorrentes de falhas humanas. Como também há a desnecessidade de manter impresso por dezenas de anos os documentos listados acima, a empresa economizará com tintas, impressões e espaço físico dedicado ao armazenamento da papelada.
Outra consequência do sistema é a asseguração de justa concorrência, pois, como todas as empresas seguirão o mesmo processo e o cometimento de irregularidades se tornará mais difícil, determinadas organizações não terão vantagens sobre outras por não serem flagradas cometendo ilicitudes.
Além disso, o eSocial traz confiabilidade e transparência das empresas para seus clientes, consumidores, fornecedores, parceiros e instituições bancárias ou governamentais, pois a prova de sua idoneidade será rapidamente provada com uma busca no sistema.
Os procedimentos de prestação de contas, recolhimento de tributos e obrigações acessórias serão simplificados ou executados mecanicamente. Graças a isso, os contadores, administradores e proprietários não ficarão presos às burocracias.
Esses profissionais poderão expandir sua área de atuação, podendo se dedicar em suas atividades centrais por mais horas. Isso fomenta o desenvolvimento da organização e crescimento profissional dos funcionários.
O eSocial permite que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam cumpridos em sua integridade, garantindo-lhes um aumento na qualidade de vida. Isso também reflete positivamente para a empresa, pois reduz as chances de ser compelido a arcar com multas ou responder processos judiciais.
Diante de tudo que foi apresentado, conclui-se que as novidades do eSocial e contabilidade impactam bruscamente os processos da companhia. Entretanto, elas não somente alteram seus procedimentos e gastos, as mudanças influenciam a vida pessoal e profissional de todos os envolvidos na companhia.
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