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abrUma gestão desorganizada pode acarretar em gastos desnecessários e, assim como qualquer outro setor de uma companhia, os administradores também devem se preocupar com a redução de custos na contabilidade. Entretanto, o ato deve ser feito com cuidados para não ocorrer a queda da qualidade do serviço, pois ter um excelente setor contábil é fundamental para a manutenção da saúde financeira do negócio.
Muitos gestores não sabem, porém, é possível diminuir os gastos e aumentar a produtividade da contabilidade simultaneamente, maximizando o custo-benefício do setor, elevando toda a lucratividade da organização e auxiliando no alcance de metas.
Se você deseja saber como isso é possível, continue a leitura deste artigo. Aqui, você vai entender porque ter uma excelente contabilidade é essencial para qualquer organização e encontrar uma lista com 7 estratégias de como reduzir os custos sem diminuir a qualidade desse serviço. Acompanhe!
É de conhecimento comum que o setor contábil exerce um trabalho sobre as obrigações fiscais e tributárias. Porém, as funções dos profissionais do ramo ainda vão muito além disso.
Essa ciência se divide em diferentes vertentes que provêm vantagens ao negócio em múltiplos aspectos. Confira uma breve explicação de cada uma delas:
de custos: coadjuva no controle das operações e na tomada de decisões, como também auxilia na alocação dos custos de produção dos produtos;
financeira: gera dados para elaboração das demonstrações financeiras, documento que demonstra desempenho da empresa a cada exercício social — ano fiscal da companhia;
fiscal ou tributária: administra os tributos da empresa, manuseando princípios e conceitos da legislação tributária a favor da companhia;
gerencial: consiste em um processo de identificação, análise e interpretação das informações financeiras, com o intuito de auxiliar os administradores no controle da organização.
Com essas funções, a contabilidade se constitui como um instrumento essencial para que a organização se desenvolva no mercado. Entretanto, também é necessário que o administrador estude meios de reduzir seus custos.
Diante da importância de possuir um setor contábil de qualidade, não se deve realizar a redução de custos simplesmente contratando contadores mais baratos ou eliminando o serviço. O método mais inteligente de diminuir seus gastos é elevando a sua relação custo-benefício.
Esse objetivo é alcançado quando você permite que o departamento em questão garanta mais economia e eleve o lucro da companhia de forma geral. A seguir, detalhamos as melhores estratégias de como atingir essa conquista.
Normalmente, todos os contratos firmados pelos administradores de uma companhia são vantajosos, porém, os contadores competentes estudam técnicas de negociação que fazem significativas diferenças para as finanças da empresa.
Caso a empresa possua tratos possíveis de serem renegociados, não deixe de apresentá-los ao seu contador, pois, com seu conhecimento especializado em contabilidade e negociamentos, ele fará novas propostas ainda mais vantajosas a ambas as partes.
Os custos fixos são aqueles que não se alteram, independentemente do aumento ou diminuição da produtividade da companhia. Alguns exemplos são: segurança, internet, telefonia, aluguéis, entre outros. Estude se há real necessidade do pagamento desses serviços — por exemplo, se você paga um plano de telefonia junto à internet, mas, na prática, o setor faz uso apenas deste último.
Faça uma pesquisa de mercado e encontre o plano ideal para satisfazer as necessidades do seu setor. Isso gera redução de custos sem diminuir a qualidade do trabalho dos contadores.
As despesas financeiras representam os juros que a organização deve pagar aos seus credores. Elas são oriundas de empréstimos contraídos e são bastante onerosas em longo prazo. A forma mais eficiente de reduzir essas despesas é solvendo completamente a obrigação e realizando as novas compras à vista.
Nem sempre o ato será possível, porém, lembre-se que o poder de barganha dos contadores pode conceder descontos ou juros menores, tornando a diminuição desse gasto mais acessível.
Existem três regimes de tributação que podem ser escolhidos pelas companhias e alteram a forma de apuração do Imposto de Renda para Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social do Lucro Líquido (CSLL). Confira o funcionamento de cada um deles:
Lucro Real: como o nome indica, os cálculos são realizados sobre o lucro real da companhia, como também o PIS e o COFINS totalizam 9,25% sobre o faturamento. Porém, são permitidos determinados abatimentos;
Lucro Presumido: tributação é realizada sobre uma margem de lucro presumida: são basicamente 32% para serviços e 8% para atividades de indústria. O PIS e COFINS somam 3,65% sobre o faturamento, porém, não há abatimentos;
Simples Nacional: destinado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, busca facilitar o recolhimento dos tributos, porém, nem sempre será benéfico. Também se deve estudá-lo antes de decidir por esse regime.
Não existe um regime mais vantajoso que o outro. O contador e o administrador devem, em conjunto, simular a adoção de cada um desses regimes e calcular qual permitirá um aumento no faturamento do empreendimento.
Arquitete medidas para reduzir a ociosidade e aumentar o aproveitamento dos materiais utilizados na empresa. Para isso, realize uma pesquisa entre os funcionários para saber como é possível facilitar o trabalho deles e reduzir gastos desnecessários.
Leve os dados coletados ao setor contábil para que eles auxiliem na tarefa, aplicando os conhecimentos científicos da contabilidade de custos.
O rápido desenvolvimento tecnológico tem fomentado o trabalho de profissionais de todas as áreas, e essa potencialização também se aplica à contabilidade. Graças à informatização, os contadores não se ocuparão com tarefas puramente burocráticas, como realização de cálculos e arquivamentos, pois tudo será feito de forma automatizada por computadores.
Além disso, a digitalização dos documentos também reduzirá gastos com papel, impressões, tintas, canetas e outros objetos físicos, como também evitará a degradação dos documentos por tempo ou danos por acidentes. Isso garante mais segurança, economia e a criação de um local de trabalho mais agradável.
Como a gestão do setor contábil demanda um controle inteligente, muitas vezes os administradores não possuem o tempo necessário para estudar sobre o assunto. Por essa razão, eles resolvem seus problemas terceirizando a atividade.
Além de economizar com contratações, pois não arcarão com processos seletivos e verbas trabalhistas, os gestores terão a certeza de que o trabalho será realizado com excelência. Isso porque as agências possuem em seus quadros profissionais especializados e experientes.
Como a contabilidade presta informações cruciais para a saúde da companhia, é essencial que haja uma relação de confiança entre os contadores e os administradores. Os primeiros devem fornecer dados acurados e transparentes, enquanto os segundos devem ter a certeza de que estão corretos.
Caso não haja confiabilidade, as decisões tomadas não serão as mais frutíferas para o negócio, colocando sua prosperidade em risco. Por essa razão, recomenda-se que não seja considerado o aspecto mais econômico da empresa de contabilidade, mas, sim, virtudes como competência, experiência e transparência.
Ao seguir as estratégias expostas, a redução de custos na contabilidade virá acompanhada de diversos benefícios, como o aumento da produção, modernização da empresa, entre outros. Com a leitura desta publicação, você sabe exatamente como aumentar o custo-benefício desse importante setor.
Quer entender ainda mais sobre a contabilidade? Confira, então, como se manter atualizado nas questões de contabilidade tributária!
