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Cloud computing em contabilidade: quais os cuidados?

16

ago

Cloud computing em contabilidade: quais os cuidados?

O escritório de contabilidade manuseia diversos documentos importantes de clientes todos os dias. Caso algum deles se perca ou informações sigilosas vazem, isso pode trazer diversos prejuízos e afetar a reputação da marca no ramo.

Por isso, os profissionais utilizam ferramentas inovadoras disponíveis no mercado para tornar os processos mais seguros. Entre as opções mais utilizadas, está o cloud computing em contabilidade.

A computação em nuvem transforma e aprimora a execução dos serviços prestados devido às suas diversas funcionalidades, como a garantia da segurança dos dados, aumento da eficiência, redução de erros, atualização e backups automáticos, entre outras.

Pensando nisso, elaboramos este texto para que você entenda como utilizar o cloud computing no escritório da forma adequada. Acompanhe!

Por que essa é uma nova tendência na contabilidade?

Em vários departamentos, a tendência é usar sistemas que ficam na nuvem. Isso também vale para os softwares de contabilidade. Não existe ainda uma ferramenta que esteja totalmente na nuvem, mas o cloud computing está sendo cada dia mais adotado pelo setor contábil.

Contar com esse recurso propicia diversas possibilidades e vantagens. Como exemplo podemos citar o impedimento da invasão de hackers, acesso à informação de qualquer lugar e a qualquer hora, melhora do armazenamento de dados, integração entre profissional e clientes, entre outros.

Como usá-la de forma eficiente e segura?

É essencial escolher um provedor apropriado. Esse é um cuidado básico, mesmo hoje existindo bons provedores confiáveis. Além disso, é preciso compreender qual será o espaço utilizado na nuvem e selecionar quais informações serão deixadas lá. Ou seja, é necessário fazer uma análise do que é importante e do que pode ficar armazenado na nuvem.

Quais são os tipos de nuvem existentes?

Fica a critério do escritório ou empresa a definição da nuvem mais apropriada de acordo com as necessidades do negócio e levando em consideração a segurança e o custo de cada serviço. A seguir, listamos as que mais comumente são utilizadas pelas empresas.

Nuvem pública

É uma espécie de nuvem centralizada em um data center onde diversos grupos de pessoas conseguem ter acesso. Para isso, o interessado só precisa aceitar os termos de uso e encaminhar seus arquivos para o cloud computing. O provedor é o responsável por prezar pela manutenção e segurança do serviço.

Nuvem privada

É um tipo privado de nuvem em que os servidores são disponibilizados exclusivamente para usuários e empresas que contratam o serviço. Como esse serviço é configurado para atender exclusivamente as condições de que o cliente necessita levando em consideração a segurança e flexibilidade do uso, ele se torna uma excelente alternativa para ser a opção como cloud computing em contabilidade.

Nuvem híbrida

Fornece uma combinação entres os atributos da nuvem pública e privada, já que os usuários têm acesso a um servidor dedicado. A empresa pode, por exemplo, deixar suas aplicações à disposição na cloud privada e fazer backups na pública.

Quais são os impactos positivos do cloud computing em contabilidade?

O grande destaque de se utilizar o cloud computing em contabilidade está no fato de não se perder dados. A informação é a base para o êxito da contabilidade. Às vezes o profissional pode perder o que está fazendo e deve refazer algumas coisas. Por isso, contar com a segurança na nuvem assegura a agilidade dos processos e eficácia.

O que essa nova tendência tem trazido como vantagem?

Existem uma séria de vantagens para tornar os processos de acesso às informações mais rápidos, seguros e confiáveis. Tudo isso vai possibilitar um maior embasamento que auxiliará diretamente na tomada de decisão mais acertada.

A seguir, listamos os principais benefícios oferecidos pelo cloud computing em contabilidade.

Acesso aos dados a qualquer momento

Essa é a questão chave do uso da tecnologia em nuvem. Precisando somente de uma conexão de internet (seja através de um notebook, smartphone ou tablet) será possível ter acesso a todos os seus arquivos, documentos e dados em qualquer lugar e a qualquer hora, sem precisar usar nenhum tipo de servidor físico.

Otimização dos serviços

Como todas as informações e arquivos ficam em uma nuvem, todo o time de colaboradores tem acesso, podendo realizar modificações ou observações se autorizados. Isso propicia uma maior comodidade e simplicidade no ambiente corporativo. Assim, a computação em nuvem otimiza todo o processo de comunicação e relacionamento interno na empresa.

Integração da equipe

Usufruindo de um acesso totalmente online, a comunicação entre o time é desenvolvida de forma mais fácil, sem precisar de várias reuniões periódicas ou trocas de e-mails. É possível encontrar no mercado sistemas em nuvem que tem como uma das finalidades principais a integração da comunicação.

Diminuição dos custos

Cada vez mais as empresas estão compreendendo a função do cloud computing e optando por essa tecnologia. Por ser online e dispensar o uso dos servidores físicos, a computação em nuvem é uma grande parceira na diminuição dos gastos com equipamentos, máquinas e espaço físico, por exemplo.

Aprimoramento sustentável

Hoje se tornou fundamental para as empresas se posicionarem em temas de cunho social, como a sustentabilidade. A utilização da computação em nuvem contribui para que as tarefas da organização se tornem mais sustentáveis, tendo em vista que poupa energia, já que dispensa o uso de máquinas pelos servidores, e evita a impressão de documentos para diferentes setores ou funcionários do escritório.

O que considerar ao investir no cloud computing em contabilidade?

Pelo fato das ferramentas de segurança estarem se tornando uma das grandes preferências dos donos de negócios, inclusive na área contábil, muitos modelos são oferecidos no mercado. Porém, é importante observar alguns pontos antes de escolher o melhor para o seu escritório. São eles:

  • modelo de computação e nuvem;
  • suporte fornecido pelo prestador de serviço;
  • proprietário do banco de dados;
  • níveis de segurança, prevenção e identificação de invasões;
  • atenção aos upgrades disponíveis;
  • backup de segurança.

Implementar o cloud computing em contabilidade é a garantia de que os seus clientes e o seu escritório ficarão protegidos.

Armazenar dados contábeis por meio desse recurso também é uma maneira de gerar um diferencial entre a concorrência e ganhar destaque no mercado, já que os processos se tornarão mais eficientes e modernos, aumento a produtividade e credibilidade dos serviços.

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