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Como fazer a gestão adequada de atividades no setor contábil? Entenda

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Como fazer a gestão adequada de atividades no setor contábil? Entenda

O número de informações que circula no nosso dia a dia é muito elevado. Com isso, o fluxo de atividades desenvolvidas pelas pessoas torna a rotina realmente uma correria. Quando falamos no âmbito empresarial, a demanda é ainda maior, especialmente no que se refere ao setor contábil.

Nos dias atuais, esse departamento é considerado um importante suporte para tomada de decisão dentro das organizações. Além disso, ele é peça essencial na relação entre empresa e governo. Contudo, para que as atividades desses profissionais sejam realizadas de forma eficiente, é necessário organizar a gestão do setor de contabilidade.

Pensando em auxiliar nas rotinas diárias da sua empresa, neste post, trouxemos dicas interessantes sobre como melhorar a gestão de atividades no setor da contabilidade. Continue a leitura e confira!

Quais são as principais atividades do setor contábil?

O setor contábil proporciona benefícios bastante relevantes dentro da empresa, afinal, sem uma gestão adequada, a marca pode correr sérios riscos. A contabilidade auxilia de forma direta na estruturação e desenvolvimento de um negócio, desempenhando papéis essenciais, como:

Além disso, os profissionais do departamento contribuem ativamente dos resultados por meio da execução de suas tarefas, por exemplo:

  • melhoria de Fluxo de Caixa — criação de orçamentos guias para toda a corporação, otimizando o fluxo de caixa;
  • minimização de despesas: fazer uma avaliação precisa dos gastos desnecessários e implementar medidas para reduzi-los é uma forma eficiente de gerar receita;
  • auxílio nas tomadas de decisões: a equipe do setor contábil contribui com o fornecimento de relatórios e dados precisos que vão ajudar na construção de quais os melhores caminhos a seguir para alcançar os resultados;
  • colabora para um bom retorno financeiro: com um departamento alinhado e com profissionais especialistas, fica mais fácil administrar com responsabilidade o retorno financeiro alcançado.

Quais são os desafios da gestão contábil?

A rotina nos setores de contabilidade é desafiadora, pois cumprir os trabalhos de análise do fluxo de caixa e gerenciar as obrigações contábeis requer muita atenção por parte de toda a equipe, e até mesmo dos gestores e empreendedores. Veja abaixo quais são os maiores obstáculos enfrentados pelos profissionais responsáveis pela gestão contábil das empresas.

Estruturação interna

Um dos grandes desafios está relacionado à estrutura interna do setor contábil de sua empresa. Contar com o auxílio de pessoas capacitadas e talentosas é indispensável, mas encontrar esses profissionais no mercado pode ser bem difícil. Para conseguir localizar esses colaboradores, é fundamental tomar algumas atitudes. Veja quais são elas:

  • fazer um recrutamento detalhista;
  • verificar internamente se existem pessoas capazes para realizar as tarefas complexas.

Outro fator relevante para poder contar com uma equipe qualificada que realize as tarefas com eficiência é fazer investimentos em capacitação, por exemplo:

  • ofereça auxílios estudantis;
  • procure cursos e indique aos profissionais;
  • disponibilize treinamentos internos.

Como o mercado de trabalho está sempre em movimento, o ideal é oferecer aos colaboradores um ambiente no qual eles se sintam motivados. Não existe uma receita para conseguir alcançar esse objetivo, basta fazer com que os profissionais se sintam valorizados.

Análise de mercado

Fazer uma análise interna nem sempre é uma tarefa fácil de ser realizada, já que identificar ameaças e oportunidades requer muita atenção. Por isso, verifique quais são os pontos fortes e fracos de sua empresa, e, assim que souber, basta tomar as atitudes corretas com relação ao mercado. Como tudo está em constante evolução, é preciso também averiguar mais algumas circunstâncias, tais como:

  • verifique como estão seus concorrentes;
  • quais são os diferenciais oferecidos pelo mercado;
  • analise quais vantagens você oferece aos seus clientes.

Para isso, use as ferramentas disponíveis e conte com técnicas inovadoras para que a sua análise de mercado seja um sucesso.

Integração entre times

Outra questão de extrema importância e que pode acarretar resultados negativos para sua empresa contábil é a falta de integração entre os times. Em organizações maiores, é muito comum isso acontecer, principalmente quando existem diferentes setores dentro de um mesmo estabelecimento — as pessoas podem criar atritos e condições muito desafiadoras.

Para solucionar essa questão, podem ser promovidas atividades sociais, com oferta de espaços de lazer e até mesmo ginástica laboral. Dessa forma, todos vão interagir e ter a chance de se conhecerem melhor. Isso pode tornar os dias mais agradáveis dentro da empresa, fazendo com que os resultados sejam mais positivos.

Como melhorar a gestão do setor contábil?

A gestão do setor contábil não é fácil de ser realizada, porém, o gerente não pode desanimar e deve estar sempre se atualizando, já que a era da inovação digital impacta todos os segmentos do mercado. Veja abaixo algumas metodologias que são muito utilizadas nesse sentido.

Mapeie os processos

Antes de tudo, é preciso mapear os processos que fazem parte da rotina do setor. Essa é uma ação na qual o fluxo das tarefas internas da empresa é desenhado com a finalidade de identificar as práticas que estão dando certo e o que precisa ser corrigido.

Além disso, os gestores conseguem ter uma melhor visualização de quais atividades são fundamentais para o funcionamento do negócio, as que agregam mais valor e as principais lacunas que devem ser eliminadas.

Para que isso ocorra, o ideal é que o setor elabore o percurso de cada processo e faça a classificação de acordo com sua complexidade.

Implemente o Ciclo PDCA

A sigla PDCA (Plan, Do, Check, Act), que em português significa planejar, fazer, verificar e agir, se refere a uma excelente ferramenta de gestão. O seu foco é solucionar os problemas seguindo as orientações das quatro etapas indicadas pelas siglas. Apesar de serem fases diferentes da gestão, o ciclo PDCA é uma das maneiras mais eficientes de fazer a gestão do setor contábil.

Veja abaixo como funciona a aplicação dessas fases.

Plan (planejar)

A definição das metas para um período específico e o planejamento dos objetivos é a etapa inicial. Dessa forma, se torna possível passar para a próxima fase do processo, mas tudo tem que ser cuidadosamente analisado, para que as metas estipuladas possam ser alcançáveis.

Do (desenvolver)

Após realizar a primeira parte, o gestor pode partir para a próxima, na qual terá que desenvolver técnicas para executar os planos com precisão. Ele precisa capacitar a sua equipe e direcionar cada um dos colaboradores para que eles consigam exercer as suas funções de maneira eficiente.

Check (conferir)

Essa é a fase de conferência. Depois de planejar e desenvolver um plano de ação é necessário conferir se tudo está de acordo com as metas. A atenção maior deve ser voltada para a verificação dos indicadores de desempenho, que vão apontar se tudo flui conforme a maneira desejada.

Act (agir)

Com base na conferência, o gestor vai saber como direcionar a sua equipe ao longo de todos os processos. Assim, será mais fácil implantar as melhorias e, com certeza, a gestão contábil vai ser realizada de modo mais simples e produtivo.

Incentive o compartilhamento de informações

Todo setor contábil conta com várias informações financeiras, que podem ser utilizadas na realização de diversas tarefas e tomadas de decisão. O grande problema é que nem todos os colaboradores têm acesso aos documentos. Por esse motivo, o ideal é incentivar o compartilhamento dos dados entre o pessoal da equipe.

Uma maneira eficiente para isso é adotar um sistema de gestão que possibilite o recebimento de informações. Dessa forma, elas poderão ser acessadas de qualquer lugar e por todos os funcionários autorizados, o que vai levar à padronização dos processos e sua devida organização.

Organize as tarefas

Outra questão relevante é a organização das tarefas para que o fluxo de informações se torne mais eficiente. Entre as principais práticas que podem ser aplicadas estão:

  • realizar um sequenciamento lógico de trabalho que evite a ociosidade e gere agilidade;
  • estabelecer as funções e responsabilidade conforme as habilidades e competências de cada membro da equipe;
  • desenvolver um cronograma de prazos com um período reserva para cobrir possíveis imprevistos ou atrasos;
  • elaborar uma lista de prioridades, determinando quando são as tarefas mais urgentes.

Estabeleça uma comunicação eficaz

A comunicação é um dos aspectos mais importantes para uma boa gestão. O gestor deve se manter à disposição de toda a equipe e se comunicar de forma acertada com todos os seus colaboradores, para que eles saibam o que devem fazer durante os dias de trabalho.

Para que a comunicação seja eficiente é primordial estar sempre por perto da equipe, observando todos os detalhes e circunstâncias do dia a dia. Alguns atos podem manter o gestor mais perto de seu time, são eles:

  • estabelecer reuniões semanais;
  • posicionar a sua mesa em um lugar acessível.

Apesar de simples, essas duas dicas vão trazer resultados satisfatórios para o negócio. O melhor de tudo é que isso vai levar pouco tempo para acontecer e vai trazer melhorias visíveis na comunicação entre os envolvidos.

Alinhe os setores

A falta de alinhamento no setor contábil é um erro que pode prejudicar toda a gestão. Isso pode levar à falta do alcance das expectativas, objetivos e metas entre os departamentos envolvidos. Por esse motivo, a integração entre as áreas da empresa é fundamental.

Apesar de ser uma tarefa desafiadora, é possível que ela seja implementada de maneira eficaz. Por exemplo, existem algumas estratégias que aprimoram a comunicação dos profissionais, evitam divergências e conflitos, bem como ajudam na segurança e agilidade do fluxo de trabalho.

Nesse tipo de situação, entre as medidas que podem ser usadas estão as ferramentas que vão muito além do e-mail, como aplicativos de mensagens instantâneas, videoconferências, sites corporativos e demais recursos que viabilizam a troca de informações e realização de reuniões para manter todos os envolvidos devidamente alinhados.

Com diversas opções disponíveis no mercado, é importante testar as mais adequadas e, assim, identificar quais atendem melhor às demandas do setor contábil.

Evite o retrabalho

Empresas de todos os portes, sejam elas pequenas, médias ou grandes, e não importando o seu segmento, podem ter gargalos. Se forem identificados e sanados rapidamente, a rentabilidade da empresa não vai ser prejudicada. Contudo, se a causa não for encontrada a tempo, muitas horas e uma quantia considerável de dinheiro podem ser perdidos.

Os retrabalhos surgem por várias razões e comprometem a competitividade da empresa. Veja abaixo quais são os motivos mais comuns pelos quais os colaboradores têm que refazer várias vezes os próprios trabalhos:

  • má organização da documentação da empresa;
  • dificuldades na comunicação, tanto dentro da empresa como com o cliente;
  • problemas com a gestão do tempo.

O ideal é usar um conjunto de normas técnicas e aplicar medidas preventivas nas empresas. Isso leva ao aperfeiçoamento nos processos e faz com que a equipe esteja mais motivada, evitando os retrabalhos.

Treine e qualifique a equipe

O gerenciamento do setor contábil requer a integração de todos os integrantes do time, considerando que, dessa forma, fica mais fácil ter uma visão geral do que está ocorrendo e, assim, ser capaz de desenvolver uma boa estratégia. Mas, para lidar com esse tipo de situação, é essencial que os responsáveis tenham os atributos e conhecimentos necessários.

Quando os colaboradores estão devidamente qualificados, eles passam a sentir mais segurança ao se relacionar com os clientes e conseguem realizar as tarefas com exatidão, bem como lidar com os problemas que possam surgir no cotidiano, propondo melhorias e soluções.

Para isso, é possível implementar treinamentos e cursos, bem como estimular a participação em palestras, seminários e demais eventos da área, com a finalidade de receber e compartilhar informações e experiências significativas para a melhora na qualidade do serviço prestado. É preciso ter em mente que não se trata de um gasto, mas um investimento a ser empregado para o alcance de melhores resultados.

Conte com um bom sistema de gestão

Não há dúvidas da dificuldade encontrada ao tentar organizar todos os processos que envolvem a contabilidade de forma manual, tendo em vista que diversas informações devem ser administradas. Para otimizar o tempo e evitar erros, é possível pensar na implementação de um sistema de gestão específico para o setor contábil. Entre as principais vantagens de contar com o auxílio da tecnologia nesse momento, podemos apontar:

  • economia, já que não será necessário utilizar papéis, pois os arquivos serão todos digitalizados e arquivados nos computadores e demais dispositivos eletrônicos ou em nuvem;
  • segurança;
  • agilidade;
  • monitoramento das tarefas por meio de um painel com as tarefas desenvolvidas por cada funcionário em tempo real;
  • acompanhamento do desempenho do pessoal por meio da análise de indicadores de desempenho;
  • emissão de relatórios que permitem análises mais aprofundadas em relação à produtividade e à identificação de pontos de melhorias;
  • aprimoramento da comunicação por meio da disponibilização de canais úteis para a equipe;
  • integração dos setores, entre outros.

Essas são apenas algumas dicas que podem contribuir bastante para o aprimoramento da gestão no setor contábil e atingir melhores resultados.

Quais são os impactos do excesso de atividades na contabilidade?

Todo empreendimento é considerado um grande sistema de informação, formado pelos seus mais variados subsistemas. Eles, por sua vez, emitem dados diários que servirão de base para futuras operações.

Esses processos precisam ser declarados seguindo as normas e leis vigentes conforme suas atividades. Entretanto, isso não é um procedimento simples, pois, muitas vezes, dentro de uma organização existem setores que precisam prestar contas para diferentes órgãos governamentais.

Quem compila esses dados e os transforma em informações é o setor da contabilidade. Os profissionais dessa área precisam estar atentos e atualizados, pois serão eles os responsáveis por emitir relatórios, compactar os dados e entregar as obrigações e declarações para seus respectivos órgãos.

Todas essas tarefas geram um número elevado de atividades. Por esse motivo, normalmente, o departamento contábil é separado por subsetores, contendo colaboradores especialistas em determinadas áreas. Quando essas atividades não são gerenciadas de forma eficiente, os impactos podem ser bem negativos, uma vez que a falta de entrega das obrigações ou o atraso no cumprimento dos prazos pode gerar multas e infrações.

Além do embate legal que o excesso de atividades pode causar, há o risco psicológico para seus colaboradores. A pressão pelos prazos e a responsabilidade pelo conteúdo das informações pode gerar um estresse elevado. Com isso, percebe-se a importância de traçar soluções para uma gestão adequada das atividades contábeis, deixando de realizar as operações de forma urgente e passando a tratá-las como itens relevantes, adequando-se ao tempo hábil disponível.

Como solucionar esses impactos?

A gestão de atividades no setor da contabilidade pode começar pela organização das rotinas. Esse fator pode acelerar o controle e a eficácia dos processos internos e, consequentemente, aumentar a produtividade.

O primeiro passo para iniciar esse planejamento é preparar-se conforme o calendário fiscal. Nesse cronograma, devem estar elencados todos os compromissos pelos quais o setor é responsável, seja na apuração dos impostos, no pagamento dos tributos, seja na entrega de declarações e obrigações acessórias.

A separação dos subsetores é outro item que pode beneficiar as atividades desenvolvidas, visto que, em uma pequena empresa, cada colaborador será responsável pelo seu conteúdo. Essa divisão pode ser realizada focando nas principais demandas que a contabilidade realiza. Por exemplo:

  • contabilidade;
  • fiscal;
  • departamento pessoal;
  • financeiro;
  • controle de estoque.

Outra forma de realizar essa separação é organizar a equipe conforme as necessidades do mês. Organize as atividades por datas, revise os compromissos e delegue as tarefas, priorizando, obviamente, as com menor prazo.

Podem ser realizadas as atividades do início do mês focando na área do departamento pessoal, devido à necessidade do pagamento do salário aos colaboradores, a quitação dos impostos e, ainda, as exigências na transmissão dos dados, por exemplo, o eSocial.

Após essa etapa, foque nos registros fiscais, por terem prazos definidos para a apuração dos impostos e pagamentos das guias. Por fim, mas não menos importante, foque nos lançamentos contábeis, que normalmente têm um prazo maior para as obrigações.

No entanto, nenhuma dessas opções é viável sem o auxílio da tecnologia. Atualmente, os profissionais da contabilidade contam muito com os recursos que ela disponibiliza, tanto que na área contábil praticamente nada mais é realizado de forma manual.

Os softwares são responsáveis por armazenar e integrar as informações. Desse modo, o acesso aos documentos é rápido e ágil, permitindo o acompanhamento das exigências governamentais.

Nesse âmbito, podemos mencionar os recursos que um bom sistema de informação possibilita para os empreendimentos. Com ele, fica fácil emitir relatórios, gráficos e indicadores de como estão os resultados do seu trabalho. Isso reduz consideravelmente os custos com material de expediente, além de dinamizar os processos.

Quando a terceirização da contabilidade pode ajudar?

Como mencionamos, o setor contábil é responsável por um número muito grande de informações. Fora isso, a legislação brasileira é extremamente burocrática, exigindo que os profissionais da área estejam sempre atualizados e atentos às mudanças.

Muitas vezes, a demanda das empresas é tão grande que conciliar todas as rotinas e estar sempre em dia com as obrigações contábeis se torna oneroso e preocupante, pois não corresponder a alguns desses prazos pode trazer prejuízos.

É nesse momento que surge a terceirização da contabilidade. Essa alternativa pode ser a salvação estratégica de muitos negócios, uma vez que empresas de contabilidade contam com pessoas especializadas nos mais diversos assuntos, trazendo soluções para a área fiscal, tributária, departamento pessoal, controle de estoque, custos, entre outras.

Elas também estão em constante capacitação dos colaboradores, podendo ser o auxílio de que precisa. Com isso, você pode direcionar sua equipe para outras frentes, utilizando seus recursos internos para a área gerencial. Contudo, é de suma importância que você procure uma equipe séria e experiente no assunto, que transmita segurança na realização das tarefas e, ainda, garanta a seguridade nas informações.

Gerenciar o setor contábil não é uma tarefa fácil, pois ele é determinante para qualquer tipo de organização, por fornecer um suporte com demonstrativos confiáveis e ricos em dados. Contudo, também, não é algo que não possa ser feito. Com a escolha correta, você pode usufruir dos benefícios que uma contabilidade realizada corretamente pode trazer.

Agora que você viu como a gestão de atividades no setor da contabilidade é importante, aproveite sua visita para compartilhar este artigo e ajudar seus contatos a entender um pouco mais sobre o assunto!

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