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Guia mais que completo da emissão de nota fiscal

04

ago

Guia mais que completo da emissão de nota fiscal

Entender como funciona a emissão da nota fiscal é um aspecto bastante relevante dentro da empresa, tendo em vista se tratar do documento responsável por regularizar e comprovar as transações e vendas feitas pelo negócio, simplificar os processos contábeis e fiscais, garantir a fiscalização correta em relação ao pagamento dos impostos e, dessa forma, evitar problemas com o Fisco, entre outros.

Além disso, várias empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal. Por esse motivo, é essencial que o empreendedor entenda como realizar essa emissão de forma adequada e evitar problemas futuros.

Pensando nisso, elaboramos este guia completo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!

Qual a importância da emissão de nota fiscal?

Como já foi dito, a nota fiscal é usada na venda de produtos e serviços, além de contribuir para informar ao governo essas transações realizadas pela empresa, impedindo a incidência da sonegação de impostos. Dessa forma, é um documento que serve como fundamento para a contabilidade de qualquer negócio, bem como é visto como um comprovante que demonstre que os impostos estão sendo pagos da forma adequada.

Também, é necessário entender que a emissão da nota fiscal se trata de um direito do consumidor, já que caso a mercadoria apresente algum defeito, ele pode buscar resolver o problema mediante a apresentação do documento. Veja a seguir as principais vantagens obtidas ao emitir a nota fiscal.

Minimização dos gastos

Entre os principais benefícios dessa prática está a redução de gastos relevantes para a organização. Por exemplo, com a emissão desse documento de forma digital, é possível economizar espaço de armazenamento e tempo dos colaboradores para a organização de arquivos físicos.

Nesse caso, é preciso ressaltar a necessidade de guardar os documentos fiscais por um prazo de, no mínimo, 5 anos contados do fato gerador, e a digitalização vai ajudar bastante em sua conservação.

Otimização do controle financeiro e fiscal

A nota fiscal também simplifica o controle financeiro e fiscal da companhia. Isso ocorre pelo fato de que basta fazer uma busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das operações, mercadorias e serviços vendidos e demais informações que são disponibilizadas de maneira online, podendo ser acessadas em qualquer hora e lugar.

As falhas de escrituração também são diminuídas com as notas fiscais eletrônicas, já que a digitalização também ajuda com a eliminação dos erros.

Aumento da produtividade

A nota fiscal também gera um ganho de produtividade do time e agiliza os processos da empresa. Isso porque, é muito mais rápido emitir os documentos por meio de sistemas específicos para esse fim. Além disso, os funcionários não precisam perder tempo preenchendo cada nota do zero, considerando que a própria ferramenta memoriza os dados dos consumidores e realiza o preenchimento.

Ganho de confiança

A confiança é essencial para um bom relacionamento entre a empresa e seus clientes, e a nota fiscal é importante para proporcionar transparência nas operações. Além de tornar a fiscalização dos órgãos responsáveis mais fácil, já que esses documentos fiscais ficam à disposição para consulta, caso seja preciso.

Quais são os seus tipos?

Existem vários tipos de notas fiscais. Conhecê-los vai ajudar com que realize a emissão correta de acordo com cada operação. Veja quais são os principais!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Trata-se da nota fiscal responsável por registrar as transações de vendas de produtos, e está ligada à cobrança do IPI e ICMS, que são os principais impostos que incidem sobre mercadorias.

Ela registra todas as informações do emitente e destinatário e, com a chave de acesso disponibilizada, o destinatário pode monitorar todos os detalhes da compra. Os dados emitidos são enviados para a Secretaria da Fazenda de cada Estado.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é muito usada no ramo de varejo com a finalidade de substituir o cupom fiscal, além de ser desenvolvida para diminuir os custos dos contribuintes e aperfeiçoar o controle fiscal.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

É usada para o faturamento das operações de prestação de serviços. Ou seja, enquanto a NF-e envia os dados de produtos vendidos, a NFS-e está relacionada com os serviços realizados.

Nesse tipo de situação, os dados são transmitidos para a Prefeitura do município em que a organização contribuinte está vinculada e cada prefeitura pode criar um layout de NFS-e diferente, o que complica um pouco o processo de emissão por software de gestão, caso não apresente todos os formatos disponíveis. ‍

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Usado para melhorar a fiscalização relacionada ao processo de transporte rodoviário de carga, o CT-e foi desenvolvido em 2012 e exclui a necessidade de papéis e faturas para os motoristas, além de assegurar que os dados constantes no documento estejam em conformidade com o que está sendo transportado.

O que é necessário para a emissão de nota fiscal?

Existem alguns elementos que devem ser providenciados para a emissão de NF-e. Entenda quais são!

Certificado Digital

Serve para conceder validade jurídica à NF-e. Esse certificado digital é caracterizado por uma assinatura virtual do remetente que confere a autoria desse documento fiscal. Por esse motivo, a Sefaz solicita esse arquivo para que a companhia faça a emissão do comprovante.

Computador

A necessidade do computador ou demais dispositivos se deve ao fato do documento ser emitido de forma digital. Também, é preciso contar com uma boa conexão com a internet, já que sem ela não é possível realizar a comunicação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) quando a emissão é realizada e, apenas assim, a ação pode ser concluída.

Programa emissor

Além do dispositivo, será necessário obter um programa emissor de nota fiscal eletrônica. Nesse caso, é fundamental fazer uma pesquisa minuciosa para escolher de forma adequada a melhor ferramenta para a empresa. Um aspecto relevante é que ele possa ser integrado a todos os setores do negócio. Isso vai gerar otimização do tempo.

Quem pode emitir a nota fiscal?

As empresas que vendem produtos precisam emitir a nota fiscal. Contudo, existem algumas exceções, como o microempreendedor individual (MEI), que somente é obrigado a realizar a emissão da NF ao realizar transações com pessoas jurídicas, caso o destinatário não faça a emissão da nota fiscal de entrada. Também, a empresa deve ter o cuidado de guardar cada comprovante por um tempo de 5 anos, que é o mesmo período de armazenamento dos demais documentos fiscais.

Para emitir a nota fiscal, o MEI precisa procurar a Secretaria de Fazenda do Estado (Vendas e serviços de transporte intermunicipal e interestadual) ou do Município (Prestação Serviços e Serviços de transporte municipal). Então, deve requerer a Autorização de Impressão de Nota Fiscal — AIDF. Depois de autorizado já pode começar a emissão.

Quais são as suas características?

Diferente do cupom fiscal, que é expedido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF), e contém os principais dados da operação comercial, como informações da companhia, data e hora, a nota fiscal e a nota fiscal apresenta todos os dados da operação.

Dessa forma, ao realizar a emissão do documento, é preciso conter de forma obrigatória, o CNPJ da organização emissora, bem como o nome e endereço da empresa responsável por vender o produto ou prestar o serviço. Entre outras informações relevantes estão:

  • data e hora da transação;
  • montante total da operação;
  • descrição dos produtos ou serviços;
  • impostos que incidem em cada mercadoria;
  • dados do cliente;
  • informações relativas à transportadora,
  • detalhes da forma de pagamento.

Como emitir a nota fiscal?

Agora que você já sabe o que é preciso para emitir a nota fiscal e suas características, veja qual é o passo a passo para que essa emissão seja realizada da forma mais adequada possível.

Veja qual é o enquadramento tributário do negócio

É necessário entender claramente qual é o enquadramento tributário da organização. Nesse caso, o mais indicado é contar com o auxílio de um contanto, que vai conseguir orientar a respeito das informações tributárias da companhia.

Entenda quais tipos de nota a empresa deve emitir

Caso ainda não tenha certeza em relação aos tipos de ao fiscal a empresa deva emitir, analise os principais tipos já aqui informados e veja quais se enquadram aos serviços prestados e mercadorias oferecidas pelo negócio.

Faça o credenciamento da empresa junto à SEFAZ da região

É preciso realizar o credenciamento na SEFAZ da região e entender as requisições que serão feitas para a emissão da nota fiscal. Após a realização do cadastro, a companhia poderá emitir os documentos fiscais.

É necessário ressaltar que o credenciamento é necessário caso seja preciso emitir notas de mercadoria ou de consumidor. Nos casos de nota de serviço, o cadastro poderá ser realizado na prefeitura do município onde o negócio está localizado.

Defina o software adequado para emitir as notas fiscais

Para que a emissão de nota fiscal eletrônica de forma segura e prática, é preciso contar com um sistema de emissão que faça a integração de todas as áreas do negócio. Quando todas as informações são centralizadas em um único local, como contabilidade, vendas, financeiro, estoque e demais, é possível promover um controle muito mais eficaz e uma gestão satisfatória.

Também, para evitar que os dados da nota fiscal eletrônica e do DANFE sejam divergentes, o ideal é utilizar a mesma plataforma para emitir os dois documentos.

Saiba como gerar o DANFE

A emissão desse documento precisa acompanhar o processo de geração da nota fiscal. Sendo assim, a partir da hora que a empresa faz uma transação, a NF-e terá todos os dados que serão precisos para o procedimento, como informações do destinatário, quais são os itens, tributos, entre outros. Depois de realizada a comunicação com a SEFAZ, é gerado um arquivo em formato XML, que é conferido pelo próprio órgão.

Independentemente se as informações estiverem corretas ou não, a resposta é transmitida para o sistema emissor usado pela organização. Caso o retorno seja afirmativo, terá a autorização para encaminhar o DANFE para o cliente.

Quais os problemas da não emissão da nota fiscal?

Quando uma empresa não realiza a emissão desse documento, ela deixa de repassar para o governo os impostos especificados pela legislação. Por esse motivo, omitir valores ou alterar números é considerando crime pela lei vigente, gerando multas e sanções pesadas.

A Lei nº 8.137/1990 versa a respeito das condutas contrárias à ordem tributária, e no primeiro artigo, inciso III e V, aponta sobre a falsificação e modificações de documentos fiscais e a recusa de apresentá-las quando são obrigatórias. A pena nesses casos é de reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa. Além dessas penalidades, a empresa também poderá ser responsabilizada pelo descumprimento do direito do consumidor, que deve receber esse comprovante.

Por que contar com um escritório de contabilidade especialista?

A emissão de nota fiscal é uma atividade que faz parte da rotina das empresas, que para operar em conformidade com as normas e evitar problemas com a Receita Federal, deve utilizar o documento com o intuito de registrar suas operações comerciais e o recolhimento de impostos, onde o montante vai depender do regime tributário que a companhia está enquadrada.

Por exemplo, se a organização está enquadrada no Simples Nacional, ela vai pagar uma alíquota, caso seja do Lucro Real, o montante a ser pago será outro.

Pelo fato da legislação alterar com frequência, ocorrendo mudanças significativas, é importante contar com um profissional qualificado e atualizado a respeito das principais alterações e, assim, fazer os cálculos adequados para que a empresa esteja sempre em conformidade de acordo com as normas, evitando erros que podem ocasionar autuação fiscal.

Além disso, um bom escritório conta com toda tecnologia adequada para otimizar os processos e operações, gerando agilidade e economia, além de estar sempre pronto para cuidar das obrigações fiscais e enviá-las ao SPED Fiscal de forma segura e acertada.

Como pode perceber, a emissão de nota fiscal é uma obrigação de praticamente todas as empresas, por esse motivo, é preciso estar atento a respeito das principais informações e, assim, se manter regular perante a lei, manter uma contabilidade organizada e alcançar os melhores resultados do negócio.

Achou este conteúdo interessante? Então, aproveite a sua visita para entender um pouco mais sobre a contabilidade fiscal e como aplicá-la na empresa!

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