Como fazer a emissão de nota fiscal eletrônica? Entenda aqui

Como fazer a emissão de nota fiscal eletrônica? Entenda aqui

A emissão de nota fiscal eletrônica serve para registrar a venda de produtos ou a prestação de serviços, além de possibilitar o recolhimento adequado dos tributos. Por isso, se tornou obrigatória em todas as transações. Também, auxilia os empreendedores a realizarem o controle de entradas e saídas, evitando erros no pagamento de impostos que podem levar à sonegação fiscal, o que gera problemas ou prejuízos nos casos de fiscalização por parte do Fisco.

Devido à sua importância, elaboramos este conteúdo para esclarecer os principais pontos sobre o assunto. Acompanhe!

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica existentes?

É importante entender quais são as notas mais utilizadas na rotina de um negócio para evitar erros durante a impressão. Veja os modelos mais utilizados e em qual situação cada uma delas se enquadra:

• Nota Fiscal (NF): trata-se do modelo utilizado para registrar a compra e a venda de produtos, e operações como exportação, importação, retorno e devolução, remessa, entre outros. Estabelecimentos como varejo, atacado, e-commerce e demais usam esse documento;
• Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é um formato de nota que tem a finalidade de substituir o modelo de cupom fiscal. É um documento expedido na venda direta ao consumidor, por exemplo, varejo;
• Nota Fiscal de Serviços (NFS): é um modelo usado para registrar a prestação de serviços, por exemplo, médicos, advogados, agência de publicidade e demais devem emitir esse tipo de documento.

Como fazer a emissão de nota fiscal?

Existe um passo a passo que a organização precisa seguir para emitir uma nota fiscal. Entenda melhor!

Entenda quais notas emitir

Antes de tudo, é preciso saber qual nota o estabelecimento deverá emitir. Para isso, é preciso entender o enquadramento fiscal da empresa e a situação cadastral para identificar os documentos que deverão ser utilizados. O auxílio de um contador pode ajudar bastante nesse processo.

Adquira um certificado digital

Esse arquivo se trata de uma assinatura virtual que mantém a segurança das transações realizadas pela internet, garantindo a autenticidade da nota fiscal expedida. O certificado deverá ser obtido em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Em regra, os modelos utilizados são os tipos A1 ou A3, então, o ideal é averiguar com o fornecedor e com o programa emissor qual é o formato aceito. Após, é preciso encaminhar os documentos até uma Autoridade de Registro para realizar a validação das informações e configurar o token ou smartcard.

Faça o credenciamento na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou de Finanças.

Depois de obter o certificado digital, é o momento de ir até o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal, já que é preciso conseguir uma autorização para emitir o documento eletrônico. Pelo fato de cada cidade, estado e órgão ter as suas especificidades, contar com o auxílio de um profissional especializado no assunto pode contribuir bastante na simplificação desse processo.

Tenha um programa emissor

Para realizar a emissão de nota fiscal no formato certo e encaminhá-las de forma automatizada, é preciso contar com um bom programa emissor de NF-e. Apesar de parecer uma tarefa simples, antes de optar por um sistema é preciso observar alguns critérios, como experiência do fornecedor, suporte oferecido funcionalidades e se ele consegue integrar todas as áreas da empresa.

Isso porque, para garantir um processo prático e seguro, é importante contar com uma solução que integre muito mais que os documentos fiscais. Já que realizar o controle de todos os arquivos não é uma tarefa simples e essa integração entre vendas, financeiro, estoque, entre outros, pode simplificar de forma relevante esse controle. O que vai otimizar tempo e tornar a gestão muito mais eficiente.

Quais são os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica?

A emissão de nota fiscal eletrônica pode gerar uma série de benefícios. Veja a seguir os principais:

• praticidade em relação ao modelo tradicional;
• economia de papel;
• agilidade no preenchimento do documento;
• automatização dos processos;
• redução de custos com emissão e armazenamento de notas;
• possibilidade de envio da cópia do cliente por e-mail;
• simplicidade no arquivamento dos documentos que será de forma digital;
• rapidez no envio das informações para o Fisco;
• minimização dos riscos de erros e fraudes;
• aumento da agilidade nos casos de auditoria e fiscalização;
• otimização do tempo para realizar a emissão;
• praticidade no acesso das consultas dos documentos já expedidos, tendo em vista que eles podem ser acessados com somente alguns cliques;
• transações simplificadas, como inutilização da nota e carta de correção, feitas por meio de um sistema emissor de NF-e, entre outros.

Qual a importância de contar com um bom escritório de contabilidade em São Paulo?

Quando a empresa deixar de fazer a emissão de nota fiscal obrigatória, ela deixa de transmitir aos órgãos fiscalizadores os tributos determinados pela legislação. O que pode levar ao acometimento de crime previsto em norma, que pode gerar multas e demais penalidades.

Por esse motivo, o ideal é contar com um escritório de contabilidade em São Paulo, que tenha uma equipe qualificada e a experiência necessária para auxiliar nessa questão. Contribuindo para que todo esse processo seja seguro, prático e rápido.

É importante ressaltar que cada região apresenta suas particularidades quanto à emissão do documento fiscal em sua versão eletrônica. Por isso, um profissional que entende do assunto também vai ajudar em relação ao entendimento das leis municipais e estaduais de onde a empresa se encontra, orientando sobre todos os critérios relacionando a cada regra.

Agora, você entende um pouco mais sobre os principais pontos relacionados à emissão de nota fiscal, sua importância para a empresa, vantagens e como emiti-la da forma mais adequada. Assim, não deixe de contar com o auxílio de um contador para providenciar todos os passos a serem seguidos. Dessa forma, você garante que todo o processo seja feito com segurança, evitando erros que podem levar à aplicação de multas por parte dos órgãos fiscalizadores.

Conseguiu esclarecer suas principais dúvidas? Então, deixe o seu comentário aqui e compartilhe com a gente a sua opinião sobre o tema!