Escrituração Contábil Digital (ECD): o que você precisa saber sobre ela

Escrituração Contábil Digital (ECD): o que você precisa saber sobre ela

Como forma de proporcionar agilidade, qualidade e segurança aos procedimentos contábeis, em 2007, foi criado pelo governo — como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) — a Escrituração Contábil Digital (ECD), gerando a minimização da burocracia e a otimização dos processos.

Sua principal finalidade é a de substituir a escrituração realizada em papel pela digital do Livro Razão, Livro Diário e seus auxiliares, Livros Balancetes, Balanços e demais.

Devido à sua importância, elaboramos este conteúdo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!

Quem precisa fazer a Escrituração Contábil Digital?

A obrigatoriedade da transmissão da ECD vai ocorrer conforme o enquadramento tributário da empresa. Assim, devem enviar os documentos requisitados:

• pessoas jurídicas submetidas à tributação do Imposto Sobre a Renda baseada no regime tributário do Lucro Real;
• empresas tributadas com base no Lucro Presumido sem a incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), com parcela dos dividendos ou lucros acima do valor da base de cálculo reduzida de todos os impostos e contribuições nas quais está obrigada;
• empresa isentas e imunes, que, de acordo com os fatos ocorridos no ano-calendário, precisaram apresentar a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
• as Sociedades em Conta de Participação (SCP), que deverão apresentar os livros auxiliares do sócio ostensivo.

Entre as pessoas jurídicas que não estão obrigadas a transmitir a ECD, estão:

• optantes pelo regime Simples Nacional;
• órgãos públicos;
• autarquias;
• fundações públicas;
• pessoas jurídicas inativas que se enquadram na Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

Qual é o prazo para transmissão da ECD?

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, a ECD deve ser enviada todos os anos ao Sped até as 23h59min59s, horário de Brasília, do último dia útil do mês de maio. No caso em que a companhia for fundida, extinta, incorporada ou tenha sofrido cisão, a Escrituração Contábil Digital deverá ser transmitida até o último dia útil do mês posterior ao processo ocorrido.

Quais são os benefícios da ECD?

A ECD é responsável por uma série de benefícios. Conheça a seguir os principais deles:

• facilidade no controle e acesso de dados e informações reais sobre a situação atual do negócio em um ano específico;
• minimização dos custos com a simplificação e racionalização das obrigações acessórias;
• diminuição do envolvimento involuntário em práticas consideradas como fraude;
• redução dos custos aplicados na dispensa de emissão e arquivamento de registros em papel;
• padronização das informações disponibilizadas pelos contribuintes aos órgãos responsáveis;
• agilidade no acesso às informações;
• otimização do tempo gasto com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
• possibilidade de cruzamentos entre os dados fiscais e dados contábeis;
• aumento da produtividade do auditor por meio da eliminação de processos burocráticos para a coleta dos arquivos;
• facilitação e agilização dos processos submetidos ao controle da administração tributária;
• redução dos custos administrativos;
• troca de informações entre os próprios contribuintes por intermédio de um layout padrão;
• melhoria da qualidade da informação;
• fortalecimento do controle e da fiscalização, facilitado pelo intercâmbio de dados e informações entre as administrações tributárias;
• simplificação no combate à sonegação;
• eliminação do uso de papéis, o que gera benefícios ao meio ambiente;
• integração com demais sistemas, como EFD, ECD, NF-e e demais;
• disponibilização de cópias semelhantes e válidas da escrituração para utilização concomitante e distinta.

Como realizar a Escrituração Contábil Digital?

No momento de realizar a ECD, os documentos que devem ser apresentados na transmissão são os seguintes:

• Livro Razão;
• Livro Diário;
• Balanços;
• Livro Balancetes Diários;
• fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

É necessário ressaltar que os documentos transmitidos de maneira eletrônica precisam ser assinados de forma digital, por meio do uso de um certificado de segurança do tipo A3, expedido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), com o objetivo de assegurar a autoria do arquivo digital.

Quais são os principais cuidados a serem tomados?

Por meio dos processos informatizados que abrangem o envio das informações por meio da Escrituração Contábil Digital, fica mais fácil do governo realizar uma fiscalização mais efetiva, tendo em vista ter em mãos um número muito maior de dados relativos às pessoas jurídicas.

Dessa forma, entre os principais cuidados a serem tomados pelos contribuintes está a necessidade de adaptação aos novos procedimentos, com o intuito de que tudo seja registrado pela comunidade de forma acertada. Isso vai evitar uma série de problemas no momento do governo analisar as informações, além de possibilitar que as obrigações sejam cumpridas da forma correta e no prazo estipulado.

Quais são as possíveis consequências em não fazer a Escrituração Contábil Digital?

Todas as pessoas jurídicas presentes no rol de obrigatoriedade devem apresentar a ECD no prazo definido em lei. Caso ela não seja transmitida no período devido ou apresente qualquer tipo de divergências, erros ou incorreções, o contribuinte poderá receber a aplicação de multas e demais penalidades por parte do Fisco. Entre elas estão:

• multa de 0,02% referente a cada dia de atraso, que será mensurada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período que abrange a escrituração. Nesse caso, está limitada a 1% quando houver o atraso na entrega;
• multa de 5% sobre o montante da operação correspondente, que será limitada a 1% sobre a receita bruta no tempo a que a escrituração for relativa, em situações de incorreções ou omissões;
• multa de 0,05% calculada sobre a receita bruta da empresa no período que engloba a escrituração, caso não sejam obedecidas as condições para o envio dos arquivos e registros do Sped.

Agora que você entende as principais questões que envolvem a Escrituração Contábil Digital, como obrigatoriedade, prazo, multa por descumprimento, vantagens, principais cuidados, entre outros, é importante estar atento a todos os requisitos estabelecidos em lei para garantir sucesso no envio das informações.

Em caso de dúvidas, o ideal é contar com uma empresa de contabilidade especializada no assunto, que vai ajudar na elaboração e orientar da melhor forma a respeito de todos os procedimentos a serem realizados, gerando mais segurança no cumprimento das obrigações.

Achou este artigo interessante? Então, aproveite sua visita para saber o que é e como funcional o Sped Contábil e entenda um pouco mais sobre o assunto.