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Gestão de informação contábil: 4 informações que você precisa saber!

19

ago

Gestão de informação contábil: 4 informações que você precisa saber!

Na busca pelo sucesso empresarial, as estratégias de gestão são diferenciais que garantem à organização seu lugar no mercado. Um dos instrumentos mais relevantes para alcançar esse objetivo é a gestão de informação contábil.

No decorrer deste post, você encontrará as orientações necessárias para exercer uma administração contábil eficiente, todas as informações sobre a guarda de documentos contábeis, quais são as melhores opções de armazenagem e, no fim, como a gestão contábil aperfeiçoará sua tomada de decisões.

1. Saiba como fazer uma gestão contábil eficiente

Os serviços de uma gestão contábil eficiente são essenciais para manter a organização dos documentos, garantir o fornecimento de informações relevantes para tomada de decisões e eliminar o risco de arcar com multas fiscais pela falta da emissão de documentos legais.

Porém, para usufruir dos benefícios dos serviços contábeis, faz-se preciso que a empresa detenha qualidades específicas ou que os gestores as implementem na organização. Confira quais são elas a seguir.

Tenha uma cultura de organização

A organização consiste no controle preciso da rotina dos colaboradores. Eles devem ter prazos específicos para finalização de cada tarefa e emitir e guardar os documentos exigidos pelas leis corretamente. O processo deve abranger todos os setores da companhia, constituindo-se como uma cultura aplicada por cada um dos envolvidos em seus respectivos ofícios.

É com o auxílio da contabilidade financeira que esse objetivo será alcançado. Esse serviço adapta e atualiza a empresa quanto às novidades contábeis impostas pela legislação, como também estuda os processos aplicados e os aprimora, almejando a maximização da produtividade.

Conheça o que é necessário guardar

Diversos documentos contêm informações úteis para elaborar projeções de vendas futuras, consultar operações passadas, entre outras atividades relevantes para o desenvolvimento da empresa. Além de saber quais devem ser guardados, é preciso fazê-lo de forma segura, eficiente e econômica.

2. Veja o que é preciso saber sobre a guarda de documentos contábeis

A gestão documental é negligenciada por muitos administradores, entretanto, se o ato for trabalhado de forma eficiente, será possível gerar diferenciais competitivos para seu negócio. Entre os benefícios, estão a melhora da comunicação organizacional, a aplicação de indicadores de desempenho e aperfeiçoamento no controle do fluxo de informações.

Documentos que devem ser guardados

A lista de documentos que devem ser obrigatoriamente armazenados é excepcionalmente extensa e abrange todos os setores de uma empresa. Pode-se classificar a documentação nas seguintes categorias:

  • trabalhistas e previdenciários — inclui todos os acordos, avisos, atestados, cadastros, cartas, comunicados, comprovantes e livros de inspeção de trabalho, entre outros relacionados aos funcionários da empresa;
  • federais — inclui contratos de seguros, declarações, guias e comprovantes de recolhimento de tributos federais e livros contábeis, entre outros documentos exigidos pela administração federal;
  • estaduais — notas fiscais, livros de registros de tributos estaduais e documentos exigidos pela legislação estadual;
  • municipais — notas fiscais de serviços, livros de registro dessas notas e de tributos municipais, entre outros documentos gerais.

Basicamente, qualquer operação comercial ou cumprimento de questões legais, sejam obrigatórias ou acessórias, devem ser documentados e guardados.

Os prazos de guarda

Uma relevante parte dos administradores entende que os documentos fiscais devem ser guardados pelo prazo de cinco anos, mas esse período não é aplicado a toda documentação. Cada documento detém um prazo específico em lei.

Por exemplo, folhas de pagamento devem ser armazenadas pelo período de 10 anos, os livros de registro de apuração de ICMS, por cinco anos, enquanto o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) tem o tempo de guarda de 36 anos.

As leis reguladoras

A legislação brasileira fiscal é uma das mais complexas e extensas do mundo. Também existem normas específicas de cada ente federativo e outras emanadas pelos órgãos fiscalizadores.

Um exemplo de dispositivo legal sobre o tema está previsto no artigo 37 da Lei n.º 9.430/1996, que determina que escriturações relativas a lançamentos futuros serão conservadas até a decadência (perda do direito) da Fazenda de constituir crédito tributário (documento que permite a cobrança do tributo).

Outra norma se encontra no artigo n.º 195 do Código Tributário Nacional (CTN), que impõe a regra de que os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos serão considerados até o termo final da prescrição de créditos tributários.

No artigo 1.194 do Código Civil Brasileiro, está previsto que as escriturações, correspondências e outros papéis relativos à atividade da companhia devem ser guardados até que ocorra a prescrição (direito de cobrar judicialmente) ou decadência do direito.

Profissionais especializados

Os controllers não são obrigados a conhecer todos os documentos que devem ser armazenados, seus prazos e as regras específicas da legislação fiscal brasileira. São necessários anos de estudo para entender sobre o tema. Além disso, como elas são constantemente atualizadas, é impossível paralisar rapidamente o trabalho administrativo para se dedicar à gestão de informação contábil.

A questão é solucionada com a contratação de uma empresa especializada na área contábil. Os profissionais saberão exatamente como adaptar a empresa à lei, fornecerão relatórios úteis para a tomada de decisões e explicarão tudo de forma clara

O ideal é que o setor seja terceirizado. Nessa modalidade de contratação, é garantida uma prestação de serviço por contadores capacitados e experientes — e de forma econômica, pois não será preciso criar uma estrutura exclusiva para a contabilidade dentro da sua organização.

3. Conheça as opções para armazenar as informações

Documentos eletrônicos são mais seguros, econômicos e acessíveis que os físicos. Com o avanço tecnológico e o aumento da acessibilidade a computadores e servidores potentes, é fácil e plenamente viável economicamente adotar serviços completamente digitais.

A seguir, confira as principais tecnologias de armazenamento.

Digitalização

A digitalização consiste na transformação de documentos físicos em digitais por meio do escaneamento. A organização e armazenamento se tornam muito mais práticos, pois podem ser feitos automaticamente por softwares de gestão, facilmente editados e acessados pelos interessados.

Servidores na nuvem

O armazenamento em nuvem consiste no armazenamento em um servidor distante, eliminando a necessidade de até mesmo possuir servidores no estabelecimento. Os arquivos podem ser acessados de qualquer dispositivo eletrônico (como celulares ou notebooks) e em qualquer localidade, exigindo-se apenas conexão à internet.

Microfilme

A microfilmagem consiste em uma técnica que transfere o conteúdo de um papel para rolos de microfilme de forma compacta. Eles têm a mesma validade que o documento original e podem ser bastante práticos de se guardar.

4. Entenda como a gestão contábil auxilia a empresa na tomada de decisões

Dentro da ciência contábil, existe o ramo da contabilidade gerencial, que consiste em um conjunto de táticas e procedimentos que auxiliam os gestores nas suas tomadas de decisão.

Na prática, aplica-se o processo de identificação, mensuração, análise de faturamento, lucros e despesas e a comunicação de informações sobre o planejamento e controle empresarial, assegurando utilização apropriada de seus recursos.

Uma boa gestão contábil realiza previsões futuras, estuda tendências e monitora minuciosamente mudanças nas receitas e despesas. As principais funcionalidades oferecidas pela contabilidade gerencial são:

  • análise de indicadores;
  • cálculo do ponto de equilíbrio;
  • determinação de custos padrões;
  • elaboração e controle do orçamento;
  • projeção de fluxo de caixa;
  • planejamento tributário.

Esses serviços são relevantes para a realização de um planejamento eficiente em termos de manejo de receitas e despesas, a fim de maximizar a economia com tributos e tornar projeções futuras mais benéficas. A base contábil envolve também decisões acerca da reorganização societária, como fusões, incorporações, venda de participações e outras ações similares.

A gestão de informação contábil envolve cumprimento de obrigações fiscais, tomada de decisões, reorganização societária, minimização de gastos, projeções futuras e outros fatores fundamentais para o desenvolvimento saudável da empresa.

Quer saber mais sobre a contratação de serviços contábeis? Então, leia nosso outro artigo que traz dicas para realizar a análise do custo-benefício na contabilidade de sua empresa!

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