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O que é e como funciona o sped contábil? Veja aqui!

04

ago

O que é e como funciona o sped contábil? Veja aqui!

Assim como as empresas, o governo também busca aproveitar os benefícios da tecnologia em seus processos. Uma de suas inovações mais importantes foi a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma ferramenta usada para facilitar o cumprimento das obrigações legais pelo empreendimento.

A entrega do SPED contábil poderá ser feita até o último do mês de maio do ano posterior ao da escrituração. Significa que, em 2020, por exemplo, a ECD (Escrituração Contábil Digital) do ano de 2019 deverá ser entregue até as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do dia 31 de maio.

Entregar o SPED é importante, pois ao utilizar esse serviço é possível migrar as informações contidas nos livros contábeis para o ambiente digital, garantindo que esses dados fiquem registrados no sistema do governo.

Entretanto, é comum que as empresas de contabilidade e os contribuintes ainda tenham dúvidas sobre diversos aspectos dessa solução e seus componentes. As dificuldades abrangem seu funcionamento, seu objetivo, quem é obrigado a utilizá-la e outros questionamentos que serão respondidos no decorrer deste artigo.

Para eliminar as principais inseguranças sobre o SPED Contábil, apresentamos, a seguir, respostas que podem ajudar o profissional da área a cumprir a legislação e os contribuintes a compreenderem suas vantagens. Acompanhe!

O que é SPED Contábil?

O SPED Contábil é parte integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), instituído pelo governo federal pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013. Conhecido também como Escrituração Contábil Digital (ECD), ele é um dos projetos que compõem a base do SPED, em conjunto com outros programas:

  • Escrituração Fiscal Digital (EFD) — conhecida como SPED Fiscal;
  • nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
  • EFD Contribuições;
  • e-Social;
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

É importante que o gestor entenda que o SPED Contábil é um projeto diferente dos apresentados nessa lista. Ele não pode, por exemplo, ser confundido com o SPED Fiscal. O SPED fiscal também é parte do projeto SPED, porém, trata-se apenas de uma obrigação acessória, um arquivo digital onde ficam os registros de operações que influenciam nos impostos sobre produtos, mercadorias e serviços.

Veja a seguir informações relevantes sobre a utilidade do SPED!

Quais são seus objetivos e suas premissas?

O objetivo do SPED é facilitar a comunicação entre o Estado e os contribuintes. Ele unifica, em uma via, os procedimentos de recepção, validação e armazenamento dos livros e dos documentos obrigatórios das empresas.

Além disso, cria um sistema de compartilhamento de informações entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e a Secretaria da Fazenda (Sefaz) em tempo real. O SPED Contábil foi instituído com a finalidade de substituir a escrituração, que antes era feita em papel, pela versão digital. Os livros e os documentos compreendem:

  • livro-diário e auxiliares, se houver;
  • livro-razão e auxiliares, se houver;
  • livro de balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos.

Em outras palavras, o SPED permite que as empresas façam a transmissão dos dados contidos nos livros contábeis para a Receita Federal, sem que seja necessário entregar os documentos físicos para a Junta Comercial. Isso facilita o trabalho dos profissionais especializados, propicia a economia de tempo e dinheiro que seriam gastos com locomoção e transporte.

Qual é a legislação que dispõe sobre esse sistema?

O SPED contábil foi criado pelo Decreto n.º 6.022/2007. Essa norma foi, posteriormente, substituída pela Instrução Normativa RFB n.º 1.420/2013, que, por sua vez, foi revogada pela Instrução Normativa RFB n.º 1.774/2017. A regra atual estabelece o padrão dos arquivos digitais dos sistemas empresariais.

Apesar da padronização, o SPED não é um instrumento regulatório. Assim, o contador deve seguir as mesmas regras aplicadas aos livros físicos. O sistema funciona apenas como uma forma segura e autenticada de enviar as informações aos órgãos fiscalizadores.

Aquele que não obedece a lei e atrasa a entrega ou omite informações fica sujeito a multa e outras penalidades. Deixar de entregar as declarações ou de solucionar erros de digitação obriga o empresário a prestar esclarecimentos após receber as intimações da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Os detalhes estão expostos no art. 57 da Medida Provisória n.º 2.158-35.

Como é seu funcionamento?

Para fazer o envio eletrônico, é preciso que os livros contábeis sejam convertidos para o formato digital especificado na legislação. Para isso, o contribuinte pode usar sua plataforma de preferência.

Depois disso, os arquivos devem ser assinados digitalmente pelo contador ou contabilista responsável com um certificado digital de padrão A1 ou A3. Dessa forma, fica assegurada a ele a mesma validade jurídica que a dos documentos físicos. Esse certificado digital contém a assinatura eletrônica do responsável pela entrega das informações.

O arquivo é submetido, então, ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo domínio oficial da RFB e atualizado anualmente. Não é possível, portanto, utilizar o programa de um período passado. O documento deve ser enviado até o último minuto do dia 31 de maio de cada ano.

Quais empresas precisam entregar o SPED Contábil?

Basicamente, a ECD é obrigatória para todas as pessoas jurídicas que devem manter escrituração contábil, conforme a legislação comercial. De acordo com o art. 3º da Instrução Normativa RFB n.º 1.774/2017, são eles:

  • os tributados com base no lucro real;
  • os tributados com base no lucro presumido;
  • empresas imunes e isentas do imposto que auferiram em 2017 percepções de doações, incentivos, contribuições, auxílios e outros, em montante igual ou superior a R$ 1,2 milhão, ou equivalente ao período escriturado;
  • as sociedades em conta de participação;
  • as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) que tiverem recebido aportes (de investidores-anjo).

De acordo com a legislação supramencionada, deve ser gerada pelo Programa Gerador de Escrituração (PGE), que também está disponível na internet.

Qual a importância de fazer o SPED Contábil?

Com todas as informações lançadas corretamente no SPED, bastam apenas alguns cliques e o empreendedor estará com todas as informações dos livros fiscais a seu alcance. O acesso aos dados é instantâneo com garantia na qualidade das informações.

Assim nada passará despercebido aos olhos do empregador e o sucesso da empresa será notável. Os gestores conseguem ter maior controle das informações constantes nos livros contábeis e elaborar estratégias para o desenvolvimento da empresa, evitando erros e desvios no seu funcionamento.

Como fazer a integração do SPED Contábil com eficiência?

Na hora da integração do SPED, é de extrema importância que um contador experiente seja contratado, ele auxiliará em todas as etapas do processo e deixará tudo de acordo com a realidade da empresa.

Muitas companhias que são optantes do Simples Nacional, mesmo que a entrega seja facultativa, já estão optando pelo uso do SPED Contábil. Com a utilização do serviço existe uma otimização de trabalho tornando os dados cada vez mais confiáveis.

Mais um ponto que se tornou essencial é a utilização de um software contábil que tenha a integração do SPED. Dessa forma a implantação se tornará ainda mais simples e a transição para seu uso será um sucesso.

Quais cuidados ter com a utilização do SPED contábil?

O SPED contábil facilita o envio das informações e oferece várias vantagens. No entanto, alguns cuidados são necessários no momento de usá-lo. Os principais cuidados são:

  • realizar o upload do arquivo correto, ou seja, sem erros;
  • relacionar corretamente a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) que inclui o uso do plano de contas referencial;
  • não perder o prazo de entrega.

O resto nada mais é do que realizar as práticas contábeis rotineiras do trabalho contábil. Sem contar que com a forma de entrega dos dados de maneira digital, o tempo otimizado de trabalho desses profissionais permite que eles trabalhem de forma mais estratégica dentro da empresa.

Quais são as vantagens para a rotina da empresa?

O SPED Contábil não deve ser visto como um entrave para o setor de contabilidade da organização. Se ela adota uma administração moderna, o ECD oferece diversos benefícios para sua rotina. Entenda-os a seguir.

Integração com sistemas ECD, EFD e NF-e

Inicialmente alguns profissionais e empresários ficaram assustados com relação a migrar para a nova plataforma de trabalho. Muitos pensavam que seria necessário mudar muitas normas com as quais já estavam habituados, o que na realidade não acontece, o que muda realmente é o sistema.

Um dos pontos positivos com a implantação do SPED é a integração com os outros sistemas que também são utilizados na área contábil: ECD, EFD e Nf-e.

Redução do uso de papel

As entidades necessitam de um grande volume de papéis na maior parte de suas operações. Quando moderniza os seus procedimentos contábeis, são eliminadas as despesas com papel, tintas, canetas, capas, plásticos, impressões e outros materiais de escritório.

A economia pode parecer pequena à primeira vista, mas o valor é considerável a longo prazo. Além disso, há mais organização dos documentos e das obrigações da empresa, pois os arquivos e as operações são controlados por uma plataforma especializada.

A diminuição do uso do papel também beneficia a Receita Federal, pois assim fica mais fácil reconhecer quem paga ou não os impostos corretamente. Além disso, ajuda a preservar o meio ambiente.

Otimização da rotina de trabalho

Como os computadores são capazes de efetivar uma grande quantidade de tarefas de forma mais eficaz e rápida que um ser humano, há um aumento de eficiência no setor contábil. Assim, as tarefas que necessitavam de dias para serem concluídas podem ser executadas em poucas horas com a ajuda de um software.

Graças ao sistema, são eliminados os erros de cálculo, as perdas de documentos, as necessidades de retrabalho, os atrasos e outros gargalos no fluxo de trabalho. Já o profissional contábil pode concentrar seus esforços nas atividades mais complexas da contabilidade: elaboração de demonstrativos, auxílio nas tomadas de decisão e outros.

Os auditores fiscais, por sua vez, vão passar menos tempo na empresa. Afinal, a maior parte do procedimento de auditoria será feita na plataforma da empresa, em outro processo otimizado pela ECD.

Facilitação na entrega de informações

Todo o procedimento fica mais fácil e seguro porque há a uniformização das obrigações em uma transmissão única. Quanto menos envios são realizados, menores são as chances de ocorrerem atrasos, perda de documentos e esquecimentos — e isso minimiza o risco de pagamento de multas pela empresa.

Padronização no envio das informações

Outra vantagem é a padronização no envio das informações. Existe um padrão nos dados que são entregues no SPED, pois a Receita Federal e o CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), estabelecem em suas Instruções Normativas e Ajustes Sinief, um parâmetro de como esses arquivos precisam ser feitos e preenchidos na plataforma do PVA, o que facilita o cruzamento das informações.

Dessa maneira as chances de erros são diminuídas e a empresa tem um impacto positivo nas finanças.

Diminuição da sonegação involuntária

Durante o processo de apuração, falhas podem ocorrer, mas com o uso do SPED as chances disso acontecer são bem menores. Isso tudo devido à melhoria na qualidade das informações.

Avanço tecnológico

Com o uso do sistema SPED Contábil, a tecnologia se tornou uma grande aliada de todos os empresários que fazem uso dela, pois além de manter as informações mais organizadas, ainda proporciona maior controle do negócio e visão ampla da vida financeira da organização.

Maior eficiência

Com esse avanço no setor contábil, a medida que o tempo passa, é possível ter maior eficiência nos trabalhos realizados. Os erros são encontrados com maior facilidade, o que facilita a correção antes de enviar as informações para a Receita Federal.

Uma das melhores maneiras de lidar com o sistema SPED é realizar um trabalho certo e minucioso.

Rapidez no acesso às informações

No método tradicional no qual se utilizam apenas os livros e documentos obrigatórios, a dificuldade no acesso às informações é notável. Muitas horas são necessárias para encontrar os dados desejados.

Já com o uso do SPED contábil, a facilidade é uma das grandes aliadas dos contadores, considerando que os arquivos estão em formato digital, com apenas algumas palavras é possível ter acesso a todos os registros.

Uniformização das informações

Outra vantagem é a padronização na forma do envio dos dados. Quando a uniformização é usada, fica mais simples ver onde os recursos são aplicados. Sem contar que dessa forma é possível perceber como esses meios podem ser utilizados de maneira mais efetiva.

Melhora o ambiente de negócios no país

Ao aprimorar a fiscalização das organizações, o SPED torna mais fácil a identificação de evasões fiscais, fraudes, sonegações e outras ilegalidades. Esse é um benefício para o governo, que aumenta a arrecadação de tributos, e para o mercado, que se torna um ambiente mais saudável para as empresas que atuam dentro da lei.

Afinal, concorrentes desonestos são penalizados com onerosas multas fiscais enquanto as companhias que terceirizam sua contabilidade para empresas competentes e honestas não terão essa despesa.

Em outras palavras, o SPED Contábil é uma obrigação para grande parte das empresas, mas é um sistema que garante benefícios para elas. Com ele, a companhia aumenta sua produtividade e sua eficiência, otimiza seus processos e se destaca perante os concorrentes.

Gostou deste conteúdo sobre SPED contábil? Leia também nosso artigo: entenda a importância da apuração de impostos na sua empresa e fique por dentro de mais esse assunto importante da área contábil!

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