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Como realizar o reembolso de despesas da sua empresa?

12

ago

Como realizar o reembolso de despesas da sua empresa?

O reembolso de despesas é um procedimento bem comum dentro das empresas de qualquer porte. É normal que ele ocorra quando os colaboradores pagam as despesas relacionadas à empresa com o seu próprio dinheiro, principalmente em viagens, almoços corporativos ou em visitas aos clientes e parceiros.

Para que essa seja uma operação idônea e transparente e não gere conflitos de interesses, é necessário criar rotinas processuais que garantam o bom relacionamento entre as partes, evitando desgastes entre sua equipe.

Neste post, reunimos as principais informações e procedimentos para o reembolso de despesas. Confira na sequência!

Estabeleça quais serão as despesas reembolsáveis

Primeiramente, para solicitar o reembolso é fundamental que o colaborador esteja ciente de quais as despesas reembolsáveis. É importante que as informações sejam claras para ele. Por exemplo, se a empresa não cobre todas as despesas ocorridas durante uma viagem, ele precisa ser comunicado previamente.

Nesse sentido, é importante especificar quais são as despesas passíveis de reembolso na sua companhia, tais como:

  • Estadia;
  • Alimentação;
  • Táxi;
  • Taxas e emolumentos;
  • Despesas com ligações telefônicas.

Vale lembrar que é de suma importância orientar seu colaborador a solicitar que as notas fiscais estejam em nome da empresa sempre que possível.

Constitua um teto para os gastos

No momento em que as políticas estão sendo formuladas, é importante pontuar qual será o teto para os reembolsos. No setor financeiro, os reembolsos de despesas podem parecer inexpressivos no mês a mês, porém, quando analisados em períodos maiores, como ao longo de 1 ano ou mais, eles podem ser responsáveis por prejudicar a saúde financeira dos seus negócios a longo prazo.

Para evitar que essas despesas formem um gargalo no seu planejamento financeiro, limitar os gastos é uma atitude fundamental. Dessa forma, será possível estimar os gastos da empresa nessa modalidade, evitando surpresas ao final de um ano ou mais.

Então, procure analisar qual o valor médio gasto com gasolina, estipulando regras de viagens com o próprio veículo. Nesses casos, é importante estipular um valor por quilômetro rodado.

Em um segundo momento, estude as redes de hotéis, verifique a qualidade e os preços da estadia, assim você pode fazer uma parceria com essas redes, conseguindo negociações mais atrativas.

Outra dica importante, é definir um valor para as despesas gastas com alimentação. Pesquise valor das alimentações na região e faça uma média do quanto será necessário para cada refeição.

Em função de haver viagens inesperadas, é considerável planejar gastos extras em seu orçamento especificados como “emergenciais”.

Determine o tipo de documento

Muitos colaboradores utilizam qualquer tipo de documento para comprovar os gastos. No entanto, em um ambiente empresarial, é fundamental utilizar documentos idôneos e permitido por lei.

Por isso, esteja atendo aos documentos apresentados, apresentando um guia com os documentos aceitáveis pela empresa, tais como:

  • Nota fiscal;
  • Nota fiscal de consumidor;
  • Nota fiscal de serviço;
  • Cupom fiscal;
  • Recibo e faturas: em casos de empreendimentos que não são obrigados a emissão de nota fiscal.

Lembrando que essa documentação será utilizada normalmente com os demais documentos fiscais na contabilidade.

Estipule um prazo de entrega

É de responsabilidade da empresa estipular um prazo para a entrega dos documentos a serem reembolsáveis. Uma dica importante é estipular cerca de 7 dias após o encerramento da atividade para a entrega das notas, visto que certamente é um tempo hábil para o colaborador organizar a documentação e entregar ao setor responsável.

Normalmente o reembolso será o efetuado pela área financeiro, mas quem deve ser responsável por aprovar esse acerto é o responsável pelo colaborador que efetuou a despesas. Dessa forma, é possível verificar se as despesas ocorridas eram realmente necessárias e garantir que a decisão do reembolso não fique apenas na mão do CFO, por exemplo.

Defina uma data para pagamento

Além do prazo de entrega, é necessário estipular uma data para efetuar o pagamento, de modo que essas operações não atrapalhem a rotina dos setores, nem altere os planejamentos feitos anteriormente. Essa data estipulada deve considerar seu fluxo de caixa e a rotina do seu setor financeiro.

Suponha que a sua empresa realiza os pagamentos nos dias 15 e 30 de cada mês e possui um fluxo de caixa quinzenal. Nesse caso, os reembolsos de despesas entregues até o dia 28 do mês serão pagos no dia 15 do mês seguinte. Já os que forem entregues após essa data serão pagos no dia 30.

Dessa forma, é possível organizar todos os documentos mantendo o prazo de entrega da documentação alinhando-se ao seu fluxo de caixa.

Invista em tecnologia

Atualmente, a tecnologia vem facilitando as operações empresariais.

Para as operações de reembolso, existem softwares de controle de gestão que disponibilizam informações essenciais para os gestores, gerando relatórios fundamentais para a tomada de decisão.

Procure analisar essas despesas por atividades, ou colocar em prática os lançamentos por centro de custo. Ambas as iniciativas facilitam as análises setoriais das despesas. Dessa forma, você saberá exatamente o que cada setor gastou com cada tipo de despesa. Em posse desses indicadores será possível traçar metas para o desenvolvimento eficaz das atividades.

Vale lembrar que esses processos devem seguir um padrão dentro da empresa, tornando transparente as políticas estabelecidas, que serão o guia para todos os seus colaboradores.

Se em algum momento o processo não estiver claro e houver divergências por falta de informação, a falta de transparência poderá cair sobre o setor responsável por criar as políticas. Com isso, é importante que os colaboradores sejam constantemente lembrados das regras para que não haja surpresas de nenhum lado.

Muitas vezes, esse processo leva algum tempo para ser colocado em prática, visto que necessita de estudos e análises, além de aprovações de múltiplos decisores.

No entanto, ele não é permanente, podendo ser alterado conforme a necessidade das demandas. Uma política de reembolso clara, simples e bem estabelecida garante a eficácia desse processo, que parece irrelevante se comparada à outras demandas, mas é de suma importância para o sucesso de qualquer empresa.

Agora que você sabe a importância de possuir uma política sobre os reembolsos de despesas, deixe seu comentário no post com dúvidas e sugestões sobre esse processo!

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